财务部靠墙那台老夏普打印机，最近贴了张手写纸条：‘此机专打报销单，其他用途请走流程。’

起初没人当回事。直到某天下午，行政抱着一叠A4纸路过，顺手塞进去复印一份团建菜单，机器卡了。清理时发现，夹层里藏着七八张没取走的报销单，边角卷曲，像被遗忘的船票。

财务小李翻出这些单子，一张张核对编号，竟发现三张是去年第四季度的差旅费，当事人早已离职。他顺手在系统里查了查，这类‘滞留单据’在过去一年累计有四十六张，涉及金额两万三千多元——不多，但足够让审计报告多出一条整改项。

这事传开后，部门开了个非正式茶话会。有人说是流程太长，审批卡在二级主管手里；有人说附件要求变来变去，补一次改一次；还有人嘀咕，‘反正年底清不掉的钱会收回，何必急着报？’

但真正让所有人沉默的，是出纳小周说的一句话：‘其实我们每个月都在催，但催的是邮箱列表，不是具体的人。那些单子在谁手里，我们根本不知道。’

这话戳中了痛点。报销不是没有流程，而是流程像一条漏水的水管，看得见起点和终点，中间哪节漏了，谁也说不清。

后来，IT部的小王提了个建议：不如把每张报销单当成一个‘漂流瓶’，从填写那一刻起，就记录它去过哪里、卡在谁那儿、停留多久。

大家觉得新鲜，但也怀疑：难道要专门开发个系统？

小王笑了笑，打开自己电脑，演示了一个叫‘蓝点通用管理系统’的工具。他说这不是公司采购的，是他自己注册试用的，因为之前管项目时总被变更单搞得焦头烂额。

他在里面建了个‘报销追踪’模块，字段很简单：单号、提交人、当前处理人、状态（待提交/审批中/退回/已打款）、停留时长、超时提醒。最关键是加了个‘流转日志’，谁打开、谁审批、谁退回，全自动生成时间戳。

他还设了个规则：如果单子在某个环节超过48小时未动，系统自动发邮件提醒，并抄送上级。更巧的是，这软件支持打印标签，每张报销单右上角能生成一个带二维码的小贴纸，扫码就能看进度，像查快递一样。

试点一个月，财务部的滞留单从平均12张降到2张。最意外的是，销售部看到后主动来问能不能借用这个模块，因为他们有客户合同审批也常卡壳。

小王索性开放了权限，让他们自己调整字段。销售加了‘客户类型’和‘紧急程度’，还设置了不同路径的审批流。HR听说后，也拿去改造成‘入职材料包追踪’，新员工入职前就能扫码上传身份证、学历证，人事专员一看就知道缺哪项。

没人逼他们用，但用过的人发现，问题不再是‘谁该做什么’，而是‘事情现在在哪’。

有次例会，老板随口问：‘最近报销投诉少了，你们搞了啥动作？’

小李没提系统名字，只说：‘我们在每张单子上装了个GPS。’

全桌笑翻。

其实哪有什么GPS，只是一个能让人人都能按自己需求搭流程的工具。你不需要懂代码，拖几个字段，设几条规则，就能把那些在打印机夹层里沉睡的‘漂流瓶’，变成看得见的流动信息。

现在，那台夏普打印机旁边又多了张新纸条：‘本机已联网，单子跑了你追得上。’