周五下午五点四十分，法务小林在群里发了句：‘王总签完的合同记得归档啊，别又像上个月那样找不着。’

没人回。

其实大家都知道，不是不想归档，是真容易忘。我们公司不大，三十来人，但每年签七八十份合同，销售、采购、外包都有。以前用共享文件夹分类存PDF，后来加了个Excel登记表，谁签了谁填。听起来挺清楚，可执行起来全靠自觉。

上个月财务要查一笔付款对应的框架协议，翻了两天才从某个同事的旧电脑里找到扫描件。老板没发火，但会后行政主管被叫去聊了十分钟，回来脸色不太好看。

我就是那个行政主管。

说来有点不好意思，我不是IT出身，大学学的是人力资源，对系统、数据库这些词一开始也头疼。但被点名要‘解决一下合同管理的问题’之后，我开始琢磨有没有什么轻量又能落地的办法。

试过几个标品SaaS，要么太重——动不动就要对接电子签、OCR识别、法务审查流程，我们用不上；要么太死——字段固定，流程写死，改一个审批节点都要联系客服排期。最离谱的是有个软件，光开通账号就让我填了二十多个企业信息，还非要绑定对公账户试扣款一毛钱……算了，退了。

后来偶然听朋友提了一嘴‘蓝点通用管理系统’，说是‘自己能搭功能的’，我没抱太大希望，但还是注册了个免费版试试。

第一天花了半小时看新手引导，发现它不像传统软件那样给你一堆模块让你选，而是直接给你一张‘空白画布’。你可以新建一个‘数据模型’，比如叫‘合同档案’，然后往里面加字段：合同编号、类型、甲方名称、签署日期、到期日、负责人、附件上传……这些都能自定义。

最让我惊喜的是‘自动提醒’功能。我可以设置一条规则：‘当“签署日期”填写后，自动在“到期日”前30天、15天、3天向负责人和法务发送消息提醒’。消息可以走站内信，也能推送到微信（需要绑定）。

我还顺手加了个‘归档状态’字段，选项是‘未归档’‘已归档’‘补传中’。每次有人上传合同扫描件，就把状态改成‘已归档’，系统自动打个时间戳。

搭完这个小应用，我拉了销售、采购和法务三个部门的负责人进来，开了个十分钟的小会，演示了一下怎么录入新合同、怎么查待办提醒。没人觉得复杂，因为界面其实就是个在线表格+表单，大家都熟悉。

重点是，我不需要找程序员，也不用写代码。所有逻辑都是通过勾选和填空完成的。比如‘到期前提醒’，就是点‘添加规则’→选择‘时间触发’→设定‘到期日前N天’→指定通知对象和内容模板。全程鼠标操作。

用了三周，效果出乎意料。

上周二，销售总监的手机弹出一条微信提醒：‘您负责的《XX项目服务协议》将于12月8日到期，请确认是否续签。’他顺手就转给了客户经理跟进，当天就启动了续约流程。而去年同期，这份合同拖到到期后一周才被发现，客户差点转投竞争对手。

还有一次，采购员老李在录入合同时漏填了‘金额’字段，提交时系统直接拦住：‘必填项未完成’。他笑骂一句‘还挺较真’，补上后才发现这单比预算多了两万，及时叫停了后续付款。

现在我们部门的习惯变了。新人入职培训里多了一条：‘所有对外签署文件，72小时内必须录入蓝点系统并上传扫描件，否则报销不予受理。’简单粗暴，但有效。

有次老板随口问了一句：‘现在合同都归得挺齐，你们是不是上了什么大系统？’

我说没有，就是用了一个能自己搭功能的小工具。他点点头，没再多问。但我注意到，第二天他主动申请了管理员权限，还悄悄建了个‘投资项目跟踪’模型，用来管他的几个外部参股项目。

其实这类工具市面上不少，我也看过一些排行榜，比如36氪推荐过的低代码平台Top10，或者ToB点评网站上的合同管理系统评分榜。但很多排名只看融资额、客户数量或功能清单，根本不考虑中小企业的真实使用场景：没人专门维护系统、员工不想学复杂操作、预算有限、需求常变。

蓝点这类通用型自定义系统的优势恰恰在这儿——它不预设你该管什么，而是让你决定自己要管什么。合同归档也好，设备巡检也好，甚至可以用来记部门团建经费流水。只要你想追踪的信息能变成字段和流程，就能搭出来。

我现在已经不用Excel做行政台账了。会议室预订、固定资产登记、员工证件有效期提醒，全迁到了蓝点上。每个功能花不了超过一小时搭建，而且能随时调整。比如上个月发现外聘顾问的身份证经常过期，我就在‘人员档案’里加了个证件到期自动提醒，再也没被监管部门抽查出问题。

前几天午休，看见实习生小陈在电脑上鼓捣什么，凑近一看，居然是在用蓝点搭‘周报收集系统’：每周五下午四点自动给全员发表单链接，超时不交的头像变灰，主管能看到提交进度条。我问她谁教的，她说‘看了你上次分享的操作截图，照着试的’。

那一刻我觉得，也许真正的管理效率提升，不是来自某个高大上的系统上线，而是当普通员工也开始主动用工具解决问题的时候。