行政小李的“流程日记”

上个月底，财务部催着交办公用品报销清单，可我翻遍微信聊天记录、邮箱附件和抽屉里的便签纸，愣是凑不齐完整的采购记录。那天晚上八点，我蹲在茶水间一边核对发票，一边在本子上画了个表格：谁申请、买了啥、多少钱、批到哪一步了……画完才发现，这不就是个简易审批流吗？

第二天，我在蓝点通用管理系统里试着把这个手绘流程搬了上去。先建了个‘办公用品申领’的数据表，字段就按我那张便签来的：申请人、部门、物品名称、单价、数量、用途说明、当前审批人、状态。然后设了个简单的流转规则：提交 → 部门主管 → 行政确认 → 财务结算。最让我得意的是加了个‘库存预警’字段，当某个物品累计申领接近月度预算时，自动标红提醒。

本来只想自己图个省事，结果第三天市场部的小王跑来问我：‘你那个笔本子是不是能改规格？我们组要批量订定制笔记本，想走统一审批。’我一想，数据结构又没锁死，改几个字段就行。于是把‘物品名称’拆成‘类别’和‘具体描述’，再加个‘是否定制’开关，他们立刻用上了。

真正出乎意料的是两周后。IT老周来找我，说发现系统里多了个‘会议室绿植更换记录’的模块。我一脸懵，调日志才发现是保洁阿姨陈姐创建的。她不识太多字，但会点图标——原来她偷偷复制了我的申领模板，改成‘绿植养护工单’，每次换盆栽就上传张照片，标记位置和更换时间。她说：‘以前总记混302室是上周换的还是上上周，现在手机一点就清清楚楚。’

这事传开后，陆续有人来‘抄作业’。人事拿来改成员工生日礼品申领，采购组套用做供应商样品登记，就连老板办公室都悄悄建了个‘高管差旅行程备案’流程。最绝的是客服部，他们把我的审批流反向改造，做成客户投诉处理跟踪表，每个环节超48小时未处理就自动升级提醒。

没人开会推动，也没发通知培训，这些功能像野草一样自己长出来了。有次午餐闲聊，研发小哥说：‘你们行政这套东西，比我们半年前买的OA灵活多了。’我笑了，其实哪是什么高大上的系统，不过是每个人都能按自己习惯‘搭积木’——想加个签名栏就加，觉得拍照比打字快就拍照，甚至可以把审批节点拖来拖去调整顺序。

前两天整理后台数据，发现全公司已衍生出67个业务模块，其中53个是各部门自行创建的。有个细节很有意思：最初我设计的‘行政确认’环节，在80%的新流程里都被替换成了更贴合实际的角色，比如‘技术审核’‘法务预审’或者干脆是‘客户确认’。系统没规定谁必须怎么用，反而让规则真正落地了。

现在我不太爱用Excel做汇总了。上次团建报名，直接在系统里拉了个活动报名表，关联员工档案自动带出部门和联系方式，截止时间一到自动关闭入口，还能一键导出含头像的名单。最省心的是，再也不用追着人补信息——字段设为必填，少填一项根本提交不了。

昨天收到陈姐送的一小盆多肉，花盆上贴着打印的标签：‘流程守护绿植·由行政小李发起·第15次轮换’。我拍下来发到内部论坛，配文只有两个字：‘活着。’确实，当流程不再是墙上打印的A3纸，而是每天呼吸生长的东西，管理也就不再是负担了。