上周三上午九点四十五分，市场部的阿琳第三次冲进我们部门的办公室，语气有点急：‘你们谁又把大会议室订到十点了？我们十点半要和客户连线！’

这已经不是第一次了。过去一年，光是我记得的会议室抢夺战就有七次。有人提前一周锁死会议室只为开个十五分钟短会，有人临时起意直接搬张椅子进去开会，还有人干脆在门上贴张纸条写着‘占用中’，结果两拨人同时推门撞个正着。

行政最初的办法是建了个共享Excel表，所有人自己填。结果呢？表格成了‘信任游戏’——你信我不会乱改，我信你会及时更新。可现实是，有人忘了删已取消的会议，有人复制粘贴时错位了一行，还有人根本找不到最新链接，打开的是三个月前的旧版本。

最离谱的一次，技术部和销售部同时在群里发通知，说对方占用了自己早就订好的会议室。一查Excel，才发现两个人都‘订’在了同一行，只是字体颜色不同，一个蓝一个绿，没人意识到这是同一个时间段。

后来是人事小周提了个建议：不如试试看能不能做个简单的系统，至少让订会议室这件事‘没法出错’？

她没说的是，她前阵子在家帮亲戚打理民宿，用了一个叫蓝点通用管理系统的工具，把客房状态、清洁排班、客人预约全串起来了。她发现那套系统根本不需要开发背景，拖拖拽拽就能搭出一个数据流程。于是她偷偷花了一个周末，在蓝点上搭了个会议室预定模块。

她设了几条规则：每个会议室是独立数据项，每次预定必须关联时间、负责人、用途；同一时段同一房间无法重复提交；快到预定时间时自动发提醒；结束后标记使用状态，还能上传会议纪要附件。最关键是，所有人都能看到实时状态，绿色是空闲，红色是占用，灰色是已过期。

她先拿我们部门试运行。第一天就拦下两次冲突——系统直接弹窗提示‘该时段已被预订’。第二天，财务老陈想临时加个会，发现大会议室满了，转头就选了小间，顺手在系统里备注‘下次优先排小间，省空调费’。

两周后，行政正式宣布停用Excel表，全面切换到这个新系统。一开始有人抱怨‘多此一举’，觉得点几下鼠标比填表格还麻烦。但一个月下来，会议室利用率统计自动生成了，行政不用再手动汇总；IT发现某些房间长期空置，顺势关掉两间空调；连保洁阿姨都学会了看颜色，只打扫灰色（已结束）的房间。

最有意思的是，大家开始自发优化自己的行为。以前总有人迟到十分钟才进会议室，现在为了不耽误下一场，平均提前两分钟到场。有次我看到销售总监在系统里把一场会从90分钟改成60分钟，附言：‘精简议程，给市场部留足准备时间。’

其实这哪是什么高科技？它甚至没有AI推荐、人脸识别或语音控制。但它做对了一件事：把一个模糊的‘协作习惯’，变成可记录、可追踪、可调整的‘管理动作’。

后来别的部门也来取经。采购组照着做了供应商拜访预约，项目组用来登记设备借用，连食堂阿姨都问能不能做个餐具消毒记录表。小周笑说：‘他们以为这是什么神秘系统，其实我只是点了几下，像搭积木一样把字段拖出来而已。’

现在公司内部管这个叫‘蓝点小生态’——没人规定要用，但当你发现隔壁组的流程既透明又省事，自然就想试试看能不能也给自己整一个。