那天晚上本来不该我值班，但财务总监临时在群里说：‘上个月有三家供应商的尾款忘了付，现在人家电话都打到副总那儿了。’

我翻了下邮件记录，发现不是没人管，而是流程卡在了验收和付款之间——采购确认收货后，系统不会自动通知财务，全靠人盯。可谁又能记得住二十多个合同的不同账期？

我打开公司用的OA系统想加个提醒功能，结果发现根本没法自定义字段，更别说按合同类型设置不同的提醒周期了。试了另一个专门做应付账款的SaaS，要走两个月的采购流程才能开通权限。

索性打开蓝点通用管理系统。这软件我们部门一直用来管项目资料，但我发现它底层是个自由度很高的数据+流程平台。我新建了一个‘供应商付款计划’模块，把现有的采购合同导入进去，然后给每条记录加上‘验收日期’、‘账期天数’、‘付款阶段’这些字段。

最关键是设置了自动化规则：当合同状态变为‘已验收’时，系统自动计算到期日，并提前7天、3天和当天早上9点向财务出纳发送提醒。如果是金额超过5万的单子，还会抄送财务主管。

我还顺手做了个看板，用颜色标记风险等级——绿色是正常，黄色是即将到期，红色是已逾期。这个看板直接嵌入到了部门晨会的投影页面里。

第二天上午，财务出纳跑来问我：‘你那个红色标亮的表格是从哪导出来的？’我说不是导出的，是实时同步的。她半信半疑地看了会儿，突然说：‘等等，A公司的那笔款……今天确实该付了，要不是你这个提醒，我又忘了。’

其实这类问题在很多公司都存在。ERP系统太重，动不动就要改数据库字段；OA又太轻，只能走固定审批流。而像付款跟踪这种边缘但关键的任务，往往就落在某个老员工的Excel表格里，一旦他请假或离职，整个链条就断了。

后来我把这个模板分享给了其他采购同事，他们自己加了‘发票是否收到’的勾选项，还有人把历史付款记录关联进来，做成供应商信用评分参考。最让我意外的是，行政部看到后，照着做了一套物业费和宽带续费的提醒系统——同样是怕错过账期被断网。

上周五开会，CFO提了一句：‘最近供应商投诉少了，是不是大家态度变好了？’没人接话，但我和财务出纳对视了一眼。

有时候管理效率的提升，不一定要推倒重来。一个能让人随手搭出小工具的系统，反而更容易让那些‘差点忘了的小事’真正落地。就像我们现在常说的：别等系统适应你，你可以让工具长成你需要的样子。