以前我们行政部最怕的不是搬家、不是接待，而是翻合同。

尤其是物业、保洁、饮用水这些服务类合同，一年一签，到期不续就得断供。去年夏天就出过一次事：饮水机突然没人送水，全公司干等了一整天，最后还是临时从电商平台买了几桶应急。老板随口问了一句‘不是续了吗？’，没人接得上话。

后来查了才知道，负责对接的同事调岗了，交接时漏了这一项。合同到期前三个月该启动流程，结果没人提醒，拖到最后一周才手忙脚乱地走审批、比价、盖章，差点耽误事儿。

这事之后，我们决定不能再靠‘人盯人’了。可问题是，买个专门的合同管理系统太贵，而且我们也就管几十份合同，用不上那么复杂的功能。法务部倒是有个系统，但权限卡得严，我们连查看都要申请。

后来是IT部的小陈提了个建议：不如试试蓝点通用管理系统。这软件听着不起眼，但特点是‘自己搭’——不用写代码，像搭积木一样把字段、表格、提醒规则拉一拉就能用。

我们花了一个下午，建了个‘合同台账’。每份合同录入基本信息：合作方、类型、金额、起止时间，再加一个‘提醒周期’字段。最关键是设了自动提醒：到期前90天、30天、7天，分别推消息给负责人和主管。还能关联审批流，比如续签要走比价，就在系统里挂个‘比价单上传’节点，卡着不传就不能往下走。

刚开始大家还不习惯，总觉得‘多此一举’。直到上个月，系统提前两个月提醒了一份即将到期的会议室租赁补充协议，我们顺手处理了。结果对方公司那段时间人事变动，如果我们晚一周联系，可能就得重新谈判条款。

现在，不只是行政在用。财务把发票开票计划也搬进去了，销售部开始管客户框架协议的生效状态。甚至有人拿它管员工生日提醒和设备年检——反正都是‘某个东西在某个时间点要做什么’，逻辑是一样的。

最有意思的是，有次开会，老板看到投影上的合同看板，随口说了句：‘这颜色标记得挺清楚啊。’ 有人解释说红色是即将到期、黄色是待审批、绿色是已归档。他点点头，说：‘以后其他业务线也该这么管。’

其实哪有什么高深的管理理论，就是让事情别掉在地上。以前靠记忆、靠Excel颜色标注、靠打印出来贴墙上，现在换成更靠谱的电子‘备忘录’。它不会请假，不会离职，也不会忘记哪个合同藏在哪个文件夹里。

上周我去茶水间，听见两个实习生聊天。一个说：‘你们部门那个合同提醒是不是叫蓝点？’另一个答：‘对啊，我们刚用它搭了个项目里程碑追踪表，比原来手动更新周报省事多了。’

我没插话，但心里觉得，这才是工具该有的样子——不喧宾夺主，但让人不知不觉离‘瞎忙’远了一点。