公司搬到新办公楼三个月后，行政部开始收到越来越多的‘非正式反馈’——茶水间水龙头漏水三天没人修、会议室空调遥控器失踪、男厕第三个隔间门关不上……这些事不大，但积着积着就成了员工满意度调查里的‘环境维护差’。

起初我们用微信群接龙登记报修。谁发现了问题，就在‘行政事务群’里发一句：‘B2层女卫洗手池漏水，麻烦处理一下。’然后等水电工老周接单。可老周常在外勤，消息一错过就是半天。更麻烦的是，保洁阿姨们发现的问题最多，却最不敢在群里说话——她们怕打字出错被笑话，也分不清该@谁。

有次我路过清洁间，听见王阿姨跟同事嘀咕：‘我又不是没看见，可手机不会弄，说多了你们又嫌我啰嗦。’这句话让我停了下来。

我们决定做个改变：不再依赖通用沟通工具处理具体事务，而是为‘最小使用群体’设计一个极简入口。这个入口要满足几个条件：

1. 一键触发，不需要输入文字；
2. 自动带上位置信息；
3. 能上传照片；
4. 提交后自动通知责任人，同时抄送行政备案。

我们试过几个轻量级表单工具，要么流程太长，要么不能自定义字段联动。最后用了蓝点通用管理系统，花了一个下午搭了个‘保洁报修通道’。过程其实很简单：

• 创建一个‘报修工单’数据模型，字段包括：报修地点（下拉选择，预设楼层+区域）、问题类型（漏水/照明/门锁/清洁耗材短缺等）、图片上传、提交人（自动关联账号）；
• 设置提交后自动推送企业微信消息给工程部值班人员，并生成待办事项；
• 在每层楼保洁休息室的墙上打印一张二维码，标题是‘王阿姨的报修专线’，下面画了个大大的手机扫码图示，还手写了‘拍张照，选地方，点提交，就完事儿啦’。

上线第一天，王阿姨迟疑地扫了码，选了‘B1层男卫’，问题类型勾了‘小便池堵塞’，拍了张照片提交。三分钟后，工程部小李冲进卫生间通管道。当天晚上，她专门到行政部说：‘这回我心里踏实了，事儿真有人管。’

两周后，我们导出数据发现，保洁提交的工单量是之前的4.7倍，平均响应时间从11小时缩短到5小时。更意外的是，有些工单开始自带‘解决方案’——比如C区走廊地砖松动，王阿姨不仅拍了照，还在备注里语音转文字写道：‘这块我拿胶带先围了一下，小心绊倒。’

后来我们把这个模式复制到了绿植养护、灯光巡检等场景。甚至食堂阿姨也来问：‘能不能做个“米饭快没了”提醒？’我们干脆开放了创建权限，让各岗位自己提需求，行政负责审核流程逻辑。现在公司有十几个微型管理系统在跑，全是业务一线搭的，后台共用一套数据规则。

有一次老板看到保洁阿姨在手机上点几下就完成报修，好奇问这是什么系统。我本想解释架构原理，他说：‘别讲技术，我就想知道她用起来顺不顺。’我说：‘她昨天教会了新来的保洁员，十分钟搞定。’老板笑了：‘那就对了。’

管理系统的价值，有时候不在多智能，而在能让最不愿意开口的人，也能轻松说一句：这儿有问题，该修了。