行政部的小王最近被领导表扬了两次，一次是因为来访客户在门口等人的平均时间缩短了40%，另一次是前台电话转接出错率几乎归零。大家好奇她是不是换了新工作方式，结果一问，她说：‘其实我就做了个登记表，但这个表会自己说话。’

事情得从上个月说起。公司搬进新办公楼后，访客量翻了一倍。以前靠纸质登记本还能应付，现在每天光是签到、发临时门禁卡、通知被访人、记录离开时间，就占了前台大半精力。更麻烦的是，经常有人来了没人接——要么是被访人忘了，要么是信息没传到位。

有次重要客户在大厅等了二十分钟，对接销售还在开会，前台打了三次电话才叫出来。事后领导皱眉：‘这不像我们公司的水准。’

小王琢磨这事好几天。她试过在微信群里发通知，结果消息被刷屏；也试过用Excel做登记表，加了个‘未确认’标红功能，可还得手动查、手动提醒。她甚至想过贴便利贴，但贴多了显得乱，撕了又怕漏。

直到她在同事电脑上看到一个叫‘蓝点通用管理系统’的界面。那是个看起来很简单的表格，但字段能关联、流程能触发、提醒能自动发到微信。她问了句：‘这东西能自定义？’对方点头：‘你想管什么，就搭什么。数据结构、审批流、提醒规则，全自己画。’

小王花了两个午休时间，照着访客流程搭了个电子登记台。第一步，设计三个主模块：访客信息、接待人确认、出入记录。每个模块下设字段，比如访客姓名、公司、事由、预约时间、接待人、是否已通知、是否已进入、离开时间。

关键在第二步：设置自动化规则。她设了一条：‘访客登记后，若3分钟内接待人未点击“已知会”按钮，则自动通过企业微信发送提醒。’再设一条：‘若访客已登记但15分钟未确认进入状态，前台屏幕弹窗提示。’最后加了个每日下班前的汇总报表，自动统计当日访客数、异常情况、高频来访单位。

第三步，她把系统生成的二维码打印出来，贴在前台桌面和门口指引牌上。访客来了先扫码填基本信息，前台核对身份证后点‘确认到访’，系统自动向接待人推送消息。接待人点‘已接待’，流程闭环；没点，三分钟后追加提醒。

神奇的是，系统上线一周后，接待人响应速度明显变快。有同事说：‘不是我勤快了，是那个提醒太准时，不处理心里慌。’还有人开玩笑：‘感觉像被AI盯着上班。’

小王还发现了一个意外好处：以前访客走了没人记，现在系统自动标记‘已离开’，月底安保调记录特别方便。她顺手加了个‘高频访客’标签，比如每月来三次以上的供应商，下次来直接走快速通道，不用再反复解释。

最让她得意的是，财务总监有天路过前台，随口问了一句：‘上个月IT服务商来了几次？’她打开系统筛选了一下，两秒报出数字。对方愣了下：‘这都能查？’她说：‘不是查，是它一直记着。’

后来部门例会上，行政主管提议把这套逻辑复制到快递管理上——现在所有外来包裹扫码登记，收件人两小时内没取件，系统自动发提醒。再后来，物业维修也用了类似模板，报修人提交问题后，维修工接单、到场、完成各环节自动更新状态。

有人问小王：‘你是不是学过编程？’她摇头：‘我就懂点Excel，但蓝点的好处是不用写代码。你想怎么管，就怎么搭。字段拖一拖，规则写一写，流程就跑起来了。’

现在公司内部开始流行一句话：‘别急着建群，先看能不能搭个蓝点。’