去年年会前两天，行政小李差点崩溃。

不是因为场地没定、奖品没到，而是——人名对不上工号，工号查不到部门，中奖后发奖环节卡了半小时，最后靠大喊‘谁叫王伟？哪个王伟？’才勉强发完三等奖。

今年她学乖了。不等领导开口，她直接在蓝点通用管理系统里搭了个‘年会筹备中心’。名字听起来挺正式，其实就是几张自定义表格+几个简单流程。

第一张表是‘员工信息快照’。平时HR系统不能随便导数据，但小李发现，只要每周自动同步一次基础信息（姓名、工号、部门、手机号），就能生成一个只读副本。她设了个定时任务，每周一凌晨自动更新，确保手里的名单永远是最新的。这功能她原本是为考勤统计做的，顺手拿来一用，省得每次活动都找HR要表。

第二张表是‘奖品库存看板’。以往奖品采购回来就堆仓库，谁也不知道有没有少。现在每件奖品入库时扫个码，登记型号和序列号，再绑定到‘待发放’状态。中奖后，扫码出库，状态变‘已领取’，还能自动推送短信给中奖人：‘您的飞利浦电动牙刷已备好，请至3楼领取台签收’。

最让她得意的是第三部分：抽奖流程的‘防呆设计’。她做了个简单的抽奖模块，所有人名导入后随机打乱，点击‘开始抽’就全屏滚动，再点‘停’就锁定结果。关键在于——抽中的名字不会重复出现。系统自动把他移到‘已中奖池’，避免尴尬的‘再来一次’。

你以为这就完了？还有细节。

有人请假不来现场怎么办？她在报名表里加了个‘是否出席’字段，勾选‘否’的人自动排除在抽奖池外。后来技术部提意见说，能不能让远程同事也有机会？她想了想，在流程里加了个‘代抽机制’：缺席者可指定一位同事代抽，系统会标记‘由XXX代抽’，全程留痕。

彩排当天，老板随口问：“一等奖要是弃权呢？”

她点开设置，展示了一个隐藏规则：若中奖人24小时内未确认领取，默认触发重新抽取，并记录原因为‘放弃资格’。整个过程不需要人工干预。

年会当晚，从签到、抽奖到领奖，三个小时零差错。财务总监抽中二等奖，扫码领奖时还开玩笑：“这系统比我报销审批还顺。”

事后复盘，小李总结了几条心得：

1. 别等到用时才建系统——日常维护一张干净的数据表，比活动前通宵改Excel强一百倍；
2. 流程要能‘自己走路’——好的管理不是靠人盯人，而是让规则嵌入系统，比如自动剔除缺席者、防重抽机制；
3. 留痕比记忆可靠——谁代抽、谁弃权、奖品流向哪，每一笔都有记录，年后审计问起来也能立刻调出明细。

其实她用的功能，没有一个是‘年会专用软件’才有的。蓝点通用管理系统的好处就在这儿：没人规定你必须怎么用。你可以拿它管项目、管设备、管客户，也可以拿它管抽奖。

隔壁公司行政来取经，问她用的是不是某知名活动平台。她摇头：“就是一个能自己画表格、拖流程的工具，想怎么搭就怎么搭。”

对方惊讶：“这种事还得专门开发？”

“不用开发，”她笑着说，“我花了一个下午，边喝咖啡边拖拽完成的。”