采购部的老李今年五十出头，在公司干了快二十年。他做事稳当，每年经手几百份供应商合同，从付款周期到服务期限，样样门儿清。但有一件事，让他每年年底都头疼——合同续签。

以前，他用Excel列了个表，把所有合同的关键信息填进去：供应商名称、合同编号、起止时间、续约条件、对接人……然后每到11月，他就开始拿红笔在表格里一个个标‘即将到期’。可问题来了——谁也没法保证每天打开那个文件夹，更别说记住哪天该跟进。

有年腊月，一家物流服务商的合同悄无声息地过期了，结果开年第一天系统自动停服，发货单打不出来。整个仓库卡了一上午，最后还是临时补签才解决。老板没点名批评，但那阵子老李走路都低着头。

后来行政小陈看不下去，说：‘您这表做得这么全，怎么不用点智能工具？’

老李一开始不信邪，‘我这表格逻辑清楚得很，哪需要什么软件？’

直到小陈拉着他试了一个叫‘蓝点通用管理系统’的工具。不是那种固定模块的OA，也不是只能走审批流的SaaS平台，而是一个可以自己搭功能的系统。小陈当场新建了一个‘合同管理’模块，把老李原来的Excel字段一一对应建进去，还加了两个他没想到的功能：自动提醒和关联附件。

比如，每份合同录入时，可以上传PDF扫描件，系统会自动识别‘有效期至’字段（或者手动填也行），然后设定提前30天、15天、7天三次提醒。提醒方式也不只是弹窗——能发企业微信，也能推送到邮箱，甚至能设成每天登录时第一个看到的待办。

最让老李惊喜的是，这些提醒不是死板的‘某某合同快到期’，而是带上下文的：‘【重要】与“华东冷链”的运输协议将于7天后失效，请确认是否续约或启动比价流程。’点击直接跳转到详情页，还能一键生成续签申请单。

他还顺手加了个‘历史版本对比’功能。以前续约改个条款，全靠人工翻旧合同，现在系统自动存档每次变更，鼠标一划，就知道今年的服务响应时间是不是比去年少了2小时。

用了三个月，老李主动把设备维保合同、办公耗材年度协议也都搬了进去。现在他不再怕年底，反而有点期待——因为系统会在12月初自动生成一份《年度合同续签计划表》，按紧急程度排序，连建议联系时间都排好了。

上个月，财务部看到这份表，还特意来取经。原来他们一直苦恼‘预算执行率’算不准，就是因为有些服务合同跨年断档，费用对不上。现在两边数据打通，财务可以直接从蓝点系统拉出‘有效期内的年度支出合同清单’，月底对账快了一倍。

其实这事儿说白了，不是技术多高深，而是管理动作能不能被系统承接。很多企业都有优秀的老员工，靠经验记事、靠责任心兜底，但一旦交接、调动，或者人一忙，流程就断。而一个能让人自由定义规则、又不失自动化能力的工具，恰恰能把‘个人经验’转化成‘组织资产’。

最近老李带实习生，第一课不再是教Excel技巧，而是打开蓝点系统，说：‘来，咱们先把你负责的这几类合同建个模板。字段别漏，提醒设好，以后你请假，系统会替你盯着。’

有天午休，我听见他在茶水间跟人笑：‘以前是我追着合同跑，现在是合同到期了自己跳出来喊我。’