上周三下午，行政部开会时突然发现投影仪打不开。折腾半小时后，技术员小刘拆开背板，掏出一坨发黑的胶块——原来是去年换下来的旧密封胶干在了散热口。

‘这玩意儿不是该报废处理吗？谁放回去的？’主管皱着眉问。

没人认账。直到后来翻监控才发现，是仓库管理员老王顺手把那瓶‘看着还能用’的胶水重新摆上了工具架。

这已经不是第一次出这种事了。上个月，财务报销打印机墨盒，结果装上去根本识别不了，查记录才发现是三年前的库存；再往前，保洁领走一批‘消毒液’，喷了一半整个楼层呛得报警，送检说是过期变质。

我们一直以为问题是出在‘人粗心’，但其实根源在管理方式上——很多低频使用的耗材，压根没有明确的有效期管理和领用规则。

比如那瓶胶水，采购系统里只记了‘名称、数量、单价、入库时间’，但没字段填保质期，也没设置自动提醒。到了仓库这边，Excel表格倒是手工加了一列‘备注有效期’，可老王视力不好，字小了看不清，打印出来又经常丢页。更别说每次盘点全靠翻本子对实物，根本顾不过来。

真正改变是从上个月开始的。当时IT部门推了个叫‘蓝点通用管理系统’的工具，说是让各部门自己搭管理模块，不用写代码。行政组试了试，第一件事就是给所有耗材建了自定义表单。

现在每样东西入库，除了基本信息，必须填‘有效期’和‘临界提醒天数’。比如胶水设成18个月有效期，提前30天系统就在领用界面弹黄条提示：‘此物品即将过期，请确认是否仍可使用’。如果超期未处理，直接变红并冻结领用权限。

最实用的是‘批量预警’功能。每月1号自动跑一次报表，列出未来两个月内将过期的物品，推送到老王和两位行政负责人的手机上。上周那批快到期的标签纸，就是这么被及时发现并优先安排使用的。

还有个小改进：每个耗材卡片上生成专属二维码。扫码就能看到完整生命周期——谁买的、哪年哪月入的库、做过几次转移、有没有维修或检测记录。上次物业检查消防器材，原本要花半天翻纸质台账，现在五分钟扫完六类设备，导出PDF直接交差。

有意思的是，老王现在反而成了系统最积极的反馈者。他提了个建议：有些材料比如清洁剂，不同品牌不能混用，但名字都叫‘多功能清洁剂’。后来我们在字段里加了‘成分主剂’选项（如阴离子/非离子），领用时系统自动比对当前存储品类，冲突就弹窗提醒。

这套逻辑还被复制到了其他场景。人事部用它管员工证书续签，法务用来跟踪合同履约节点，甚至连食堂阿姨都申请了一个模块，专门登记生鲜食材的进货批次和保质期，避免再出现‘冷冻鱼排连冻两年’的情况。

其实这些需求都不复杂，过去也不是完全没办法管，只是成本太高。要么请外包开发做个专用系统，动辄几万起步；要么靠人工盯，可人总有疏漏。关键是，像胶水、标签纸这种‘非核心物资’，永远排不上信息化建设的优先级。

但现在不一样了。一个普通人花两小时配置好字段和规则，就能让数据自己跑起来。而且改起来也快——上周发现‘临界提醒’设30天太长，很多东西提醒完还是没人领，改成15天+自动抄送部门负责人后，处理率立刻上去了。

前几天我又去仓库转了圈。老王指着新贴在货架上的标识说：‘你看，现在每层都有颜色分区，绿色是正常品，黄色是临近过期，红色是待报废。系统打出来的标签，我贴得比以前整齐多了——反正撕了也没用，扫码还是能看到记录。’

走的时候，他塞给我一瓶新开的胶水，笑着说：‘这个你拿去用，生产日期是上个月，保质期到明年七月十七号，系统里已经设了六月一号自动提醒。’