上个月人事部走了一位同事，叫李婷。她是负责员工入离职流程的，平时做事细致，但几乎没人知道她到底在系统里藏了多少‘小动作’。

直到她正式提了离职，行政小周接手她的工作，打开电脑一看——桌面三个文件夹：《入职包模板》《离职交接单（最终版）》《补丁合集》，名字普普通通，点进去才发现全是门道。

比如那个《补丁合集》，其实是一堆Excel里的VBA脚本，用来自动抓取OA系统的审批状态、同步到HR表格，再提醒IT开通账号。还有个叫‘紧急联系人核对表’的sheet，里面用颜色标出哪些人没更新家属信息，甚至备注了谁上次体检是三年前。

小周看得头皮发麻。这哪是交接？这是拆弹。

更麻烦的是，这些‘自动化’全靠手动触发。李婷每天早上第一件事就是跑一遍脚本，下班前再核一遍数据。她不在了，整个链条就卡住了。新来的实习生连VBA是什么都不知道，入职三天，邮箱权限还没开，门禁卡也没做，只能干坐着。

老板问了一句：‘以前不是一周就能上岗吗？现在怎么拖这么久？’

没人敢回答。因为真相是：我们依赖的不是系统，是一个人的记忆和习惯。

后来IT老刘看不下去，说：‘你们这套逻辑明明可以做成规则，干嘛非得靠人跑？’他拉上小周一起梳理流程，发现从offer确认到工位安排，中间有14个节点，涉及行政、IT、HR、财务四个部门，每个环节都卡在‘等通知’或者‘手动转发’。

比如IT要等HR邮件通知才开邮箱，财务要等行政提交预算才办预付卡，而行政又得等HR提供名单……环环相扣，但没有一个自动流转。

老刘提议：不如试试蓝点通用管理系统。他们之前用它给仓库做了库存预警，效果不错。关键是，不用写代码，自己拖拽就能搭流程。

小周半信半疑。但她真的不想再半夜爬起来跑Excel了。

第一天，她试着把‘入职准备清单’搬进去。新建了一个‘新员工入职流程’模块，设置字段：姓名、部门、入职日期、汇报对象、是否需要笔记本、是否开通企业微信……然后加了四个阶段：待启动、资料准备中、设备配置、已就绪。

最让她惊喜的是‘触发规则’功能。比如，一旦‘入职日期’填了，系统自动倒推7天，提醒HR发送体检通知；倒推3天，自动给IT发任务单，准备设备；当天上午，自动推送欢迎邮件模板给直属领导。

她还设了个‘延迟预警’：如果某个环节超过24小时没处理，就会标红，并@负责人。

第二个月，市场部来了个新人，全程零手动干预。IT收到任务时还有点懵：‘谁通知我的？’一看系统，原来是流程自动推过来的。

更妙的是，小周顺手把离职交接也复制了一份反向流程。现在员工提出离职，系统自动生成交接清单，每个责任人必须确认完成项，法务、资产、账号注销全部闭环。就连最后的门禁权限关闭，也能和离职时间联动。

上周，财务总监突然说：‘你们这个系统能不能用来看团建报销进度？’

小周笑了：‘你想要什么流程，自己建就行。’

其实她自己也没想到，一个被迫接手的烂摊子，最后变成全公司都在用的‘流程自助餐’。现在连保洁阿姨都知道，换拖把要先在系统里走个‘物资申领’，不然库管不放货。

前几天李婷回公司喝咖啡，看到小周在演示新做的‘会议室使用分析报表’，愣了一下：‘这逻辑……好像是我以前那个表的思路？’

小周点头：‘但你现在不用每天改公式了，系统自己算。’

李婷叹了口气：‘早知道有这东西，我去年就不用熬那么多夜了。’