上周五下午，财务部阿玲在核对月度行政支出时，突然在群里艾特我：‘小李，你看看这个，连续三个月，市场部有个人的加班餐补金额高得离谱。’

我点开她发来的表格，心里咯噔一下——王磊，市场部高级策划，最近三个月累计申报加班餐补47次，总金额将近2800元。公司规定，加班超过晚上8点才能申请30元餐补，理论上一周最多5天，他这相当于每周都加了6.7天班。

‘不可能天天这么晚走啊，’我嘀咕着，调出会议室预定记录一比对，发现他名下的会议基本都在下午6点前结束。我又顺手查了门禁系统导出的打卡数据，好家伙，最近一个月，他只有9天打卡时间超过8点。

明显对不上。

问题出在哪？

我们用的是公司自研的一套简易流程填报系统，虽然能提交申请、上传截图、走审批流，但数据之间是割裂的。申请表里写‘加班到9点’，没人去核对实际打卡时间；提交一张外卖订单截图，也没人验证是不是当天发生的。

更麻烦的是，系统不支持跨表联动。我想做个‘申请人+日期+打卡时间’的联合校验，根本没法实现。每次发现问题，只能靠人工翻记录、做比对，效率低还容易漏。

直到上个月，同事老周提了一嘴：‘你们试过蓝点通用管理系统吗？说是啥都能自己搭。’我当时没在意，觉得又是那种花里胡哨的低代码平台。但这次的事让我坐不住了。

我抽了个周末研究了一下蓝点，结果发现它跟别的系统不太一样。它不预设固定模块，而是让你自己定义数据类型和流程规则。比如我可以先建三个“对象”：员工信息、加班申请、打卡记录。然后设置一条自动化规则：‘当提交加班餐补申请时，自动匹配该员工当日打卡时间，若晚于20:00，则允许进入审批流；否则自动退回并提示原因。’

最让我惊喜的是，它还能设置‘防复用机制’——每张外卖订单截图的二维码或订单号一旦被录入，就不能再次用于其他申请。相当于给电子凭证上了唯一标识。

我把这个想法跟财务和HR聊了聊，大家都觉得靠谱。于是我们决定先拿市场部做个试点。我把原来的Excel表格迁进去，重新设计了申请流程，加入了打卡联动和图片去重校验。上线第一周，加班餐补申请量直接降了34%。有几个员工私下问我：‘系统是不是变严格了？’

其实不是变严格，是变得更聪明了。

以前靠自觉和抽查，现在靠规则和协同。有一次，一个实习生填完申请准备提交，系统弹窗提示：‘您今日最后打卡时间为19:47，未达餐补申请条件。’他赶紧撤回，后来在部门群里说：‘这系统比我主管还清醒。’

还有一次，采购部老刘想用上周的咖啡发票冲本周的接待费，刚上传就被拦截，提示‘该票据已存在于2023年10月26日的报销单中’。他苦笑：‘现在连发票都想搞一夫一妻制了。’

这些细节改变，看起来小，积累起来却改变了整个行政管理的节奏。以前我们总在事后纠错，现在更多是在事前预防。错误少了，信任多了，反而让流程更顺畅。

前几天王磊来找我，语气挺诚恳：‘之前是我侥幸了，以为没人会查。但现在系统自动卡着，反而省得我纠结。’

我没多说什么，只问他：‘那以后还报吗？’

他笑了：‘报啊，合规的为啥不报？’