我们公司不大，三十来人，但行政部的打印机从早到晚就没停过。以前没人管谁打什么，反正墨盒一换就是五六百，财务月底看耗材账单总是皱眉。可真正出问题，是上个月发现有人用公司打印机接外面的打印私活——没错，行政小林在整理废纸箱时，翻出了一叠婚礼请柬，上面还印着‘定制价30元/套，微信联系’。

这事闹得不小。老板没发火，只说了一句：‘以后谁打印，得留个记录。’

于是我们开始琢磨怎么管。最简单的办法是贴张纸，让人自己登记：姓名、页数、用途。结果三天不到，那张纸就被涂满了‘张三打印5页’‘李四打合同’，后面干脆有人画了个笑脸。登记形同虚设，更别说追责了。

后来IT老刘提了个方案：装一个能记录打印行为的系统。他试了几个常见的打印管理软件，要么太重，要部署服务器；要么只能记个名字和页数，没法关联部门、项目，甚至不能限制黑白还是彩色。最关键的是——改不了。

‘我们不是大企业，不需要整套DMS（文档管理系统），但我们得知道是谁、什么时候、为什么打印了什么，最好还能设个额度。’老刘说。

就在他快放弃的时候，偶然试了一个叫蓝点通用管理系统的工具。这玩意儿一开始看起来不起眼，主页写着‘人人可自定义的数据与流程管理平台’，听着像那种低代码开发平台。但老刘试着搭了个‘打印申请与追踪表单’，才发现它有点不一样。

他先建了几个字段：申请人、部门、打印内容简述、页数、是否彩色、关联项目（可选）、审批人。然后设置了流程：普通员工提交申请后，由行政初审，超过20页或彩色打印自动转给主管审批。审批通过后，系统生成一个二维码，拿到打印机前扫码才能打。

更妙的是，他把打印机本身接入了系统——不是通过复杂驱动，而是让打印任务触发一个API请求。只要有人点击‘打印’，电脑就自动向蓝点系统发送一条日志：用户名、文件名、页数、时间。哪怕绕过表单偷偷打，也会被记一笔，标记为‘未授权打印’。

他还顺手做了个‘月度打印额度’功能。每个部门每月有1000张基础额度，彩色按5倍计。超出后需额外申请，理由充分才批。系统自动统计并生成图表，谁超了、哪个月猛增，一目了然。

上线两周后，奇迹发生了：总打印量下降了43%。销售部原来习惯性地把整份PPT五颜六色打出来开会，现在改成了共享屏幕；人事部也不再批量打印简历存档，而是审批通过后再打关键几页。

最搞笑的是，那个办婚礼请柬的同事主动来找行政，说‘以后能不能申请特殊用途额度？我愿意自费买点数’。我们笑了，但也真在系统里加了个‘个人事务打印’类别，走自费流程，钱进工会账户，还能积分换下午茶。

其实这事儿的核心，不是防谁，而是让资源使用变得‘可见、可评、可调’。以前打印是隐形成本，现在它成了管理透明度的一面镜子。而蓝点系统的厉害之处，不在于它预设了多少功能，而在于你随时可以改规则、加字段、调流程，不用等开发，也不用写代码。

上周，财务拿着打印报表去做预算分析，突然说：‘你们这个系统，能不能也用来管办公用品申领？’

老刘笑了笑，打开编辑模式，五分钟搭了个‘文具申领表’，连库存预警都设好了。他说：‘在这儿，每个管理漏洞，都可以变成一个可配置的节点。’

现在，我们办公室流传一句话：别以为没人看见——系统记得呢。