采购申请单上的‘消失的审批人’：我们如何用自定义流程找回失控的签字链

上周五下午，行政部的老李拿着一张皱巴巴的采购申请单，在财务窗口前站了足足十分钟。

‘这单子又退回来了？’他声音有点发颤，‘我都跑三趟了。’

财务小王叹了口气：‘老李，不是我不给你报，系统里没走完流程，纸质单再齐也没用。而且……这上面审批人签名是空的，你让谁认？’

老李低头一看——果然，第三栏“部门主管审批”那块儿，白得刺眼。

可他明明记得，三天前就找张主任签过了。

问题出在哪？

回到办公室，老李翻出自己那份底单，对比了一下：日期、金额、物品清单都对得上，签名也清清楚楚。但系统里的电子流程，卡在第二步，始终没到财务环节。

更奇怪的是，他点开系统日志，发现那个审批节点，压根没人收到通知。

我们公司用的是某知名OA系统，采购流程是年初统一配置的。按理说，提交申请后，会自动推送给部门主管、分管副总、财务审核三级审批。听起来挺严谨，但实际运行起来，漏洞百出。

比如，张主任上个月调岗了，不再管行政采购，但系统里他的账号还挂着“行政主管”角色；再比如，临时顶岗的小王没有审批权限，可纸质流程里大家都默认他能代签——系统可不认这个‘默认’。

还有一次，技术部紧急采购一批服务器配件，走加急流程，结果因为金额超了500块，被自动转到总经理审批。可总经理出差两周，没人敢催，单子就这么晾着，差点耽误项目上线。

流程不是死的，人也不能总补漏

这事闹得多了，大家开始绕系统。

有人直接微信发截图给领导，领导回个‘OK’，就算批了；有人干脆把电子流程走一半，打印出来手签，当成‘双保险’；最离谱的一次，我看见两个同事在茶水间对账：‘你那个耗材单走到哪了？卡在刘总那儿？我也是……要不咱俩拼个饭，请他吃饭时顺便递一下？’

听着像笑话，其实是管理的失灵。

我们缺的不是流程，而是能跟着业务变的流程。系统越僵化，大家就越想绕路，最后变成‘系统归系统，办事归办事’，两套并行，漏洞自然越来越多。

真正让我下决心改的，是一次审计。

内审部门抽查采购合规性，随机抽了20张单子，有7张电子流程和纸质签名对不上，3张根本找不到审批记录。审计老师很客气，只说‘建议加强流程一致性管理’，但我们都知道，这要是外审，就是大问题。

换个思路：让人定义流程，而不是被流程定义

后来IT部推荐了一个叫蓝点通用管理系统的工具，说是不预设模板，所有数据字段、审批链条、提醒规则都能自己搭。

刚开始我们都 skeptical（怀疑），觉得又是那种花里胡哨但不好用的低代码平台。可试了两周，发现它有点不一样。

首先是‘审批路径自定义’功能。我们可以根据金额、采购类型、申请人部门，动态决定走哪条线。比如，行政类采购500元以下，部门主管批就行；超过5000，才进高管审批池。技术设备类则单独设一条线，连到CTO办公室。

更关键的是‘审批人继承机制’。以前张主任调走了，他的待办事项就成‘孤儿单’，现在可以设置：如果原审批人3天未处理，自动转给当前岗位接任者，或者指定代理人。系统还会发短信+企业微信双重提醒，避免‘没看见’这种借口。

我们还加了个小功能：审批留痕对比。每次提交，系统自动截图当前审批链配置，并附在流程末尾。这样哪怕以后规则变了，也能查到当初是按什么逻辑走的，审计时特别管用。

最让我意外的是，连实习生小陈都开始自己搭表单了。她觉得原来的‘办公用品申领’太复杂，就另建了一个轻量版，只填物品、数量、用途，审批人设为行政助理一级。试运行一个月，效率高了，也没出乱子，后来干脆成了正式流程之一。

从‘堵漏洞’到‘长出新枝’

现在，老李再也不用抱着单子跑来跑去了。上周他提了个绿植租赁申请，上午提交，中午就收到审批完成通知。财务那边同步更新预算，月底对账时，所有采购记录清清楚楚，连哪盆发财树配了几个花盆都有记录。

有人说，管理系统的价值是提高效率。我觉得不止如此。真正的价值，是让规则变得可生长。

当每个部门都能根据自己节奏调整流程，当一次调岗不会导致整个审批链瘫痪，当新人也能快速参与规则建设，管理才真正从‘控制’变成了‘协作’。

前几天开会，老板随口问了一句：‘咱们现在采购违规率这么低，是不是因为大家不敢乱来了？’

我笑了笑，没说话。

其实是因为，系统终于学会了‘听人话’。