我们公司茶水间的咖啡机，是三年前行政部搞员工满意度提升时引进的。当时拍板的理由很充分：程序员加班多，提神刚需；销售团队见客户前要状态，来杯现磨更体面。于是花了一万多买了台半自动意式机，还配了专用咖啡豆、奶泡器、清洁套装，每周补货一次。

起初大家挺新鲜，后来就变成了习惯。直到上个月，财务在做季度办公耗材分析时随口问了一句：‘你们这咖啡豆一个月怎么花快两万了？’

我们都懵了。按采购价算，一公斤豆子三百出头，每月订六七包也就两千左右，怎么翻了十倍？

查发票没问题，供应商也没虚报——问题不在采购端。有人怀疑是不是被谁顺走了，但仓库盘点又对得上。最后这事儿落到了行政助理小周身上，她本来只是负责补货登记，但现在得搞清楚‘喝进去的咖啡去哪儿了’。

她一开始想做个Excel表，记录每次补豆、清洁、换滤网的时间和用量。可很快发现，光记数据没用，没法关联到具体使用行为。比如机器每周都要深度清洗一次，那次会浪费半公斤豆子（因为要清空研磨仓），但这事只有保洁阿姨记得，从不写进台账。

还有就是，销售部经常在下午搞临时客户接待，一口气做十几杯拿铁，豆子消耗猛增，可这些‘突发需求’根本没人报备。

小周有点崩溃。她不是没试过让各部门提前报咖啡使用计划——结果被人当笑话传了好几天：‘现在连喝杯咖啡都要审批？’

后来她在朋友推荐下试了个叫‘蓝点通用管理系统’的工具。说是‘通用’，其实就是啥都能管，只要你自己搭规则。她抱着试试看的心态，建了几个字段：补货时间、补货量、清洁记录、异常使用说明，再拉了个简单的流程，要求每次深度清洁或批量制作前，负责人得在系统里填个简短申报，顺便估算豆子用量。

最关键是她设了个自动报表，每周生成一张‘非标准消耗分析’，把实际消耗减去常规饮用量，剩下的‘偏差值’标红提醒。

用了不到一个月，问题浮出了水面：原来技术部有个人，每天下班前都会用咖啡机给自己做五杯，带回家当口粮。他还琢磨出了‘免打卡取豆’的办法——趁机器没人用的时候操作，不留痕迹。要不是系统里清洁记录和补货数据对不上，根本发现不了。

更离谱的是，市场部有次拍短视频，拿咖啡机当道具，连续拍了二十几条，每条都‘真实冲泡’，光那天就干掉了一整包豆子。这种临时性、非办公用途的消耗，过去完全游离在管理之外。

小周没直接点名，而是把报表打印出来贴在茶水间门口，标题就写：‘上周异常消耗：1.8公斤，相当于54杯美式，费用约540元’。底下附了个二维码，扫码能看详情。

办公室一下安静了几天。然后，技术部那位主动来找她，说以后不再带豆子走；市场部也改了拍摄方案，道具咖啡改用速溶。

其实她也没罚谁，就是让消耗变得‘可见’。以前大家觉得咖啡是‘免费福利’，用多少都没概念。现在一看到自己的行为会变成红色数字挂在墙上，自然就收敛了。

后来她还加了个小功能：每个月底系统自动发一封邮件，告诉全员‘本月节省的咖啡成本已用于购买新茶包’，附上采购清单。没想到这个小反馈反而提升了满意度——大家觉得‘省下来的钱又回来了’，比当初装咖啡机那会儿还高兴。

这事之后，其他部门也开始找她请教怎么用那个系统。人事想管图书角借阅，IT想追踪备用硬盘的流转，甚至连老板秘书都想用来登记礼品领用。

小周现在笑称自己成了‘办公室资源显微镜’。她说最得意的不是省了钱，而是让那些看不见的消耗、模糊的责任、习以为常的浪费，终于有了名字和去向。

有时候管理不需要大刀阔斧，你只需要一个能自由定义‘记录什么’和‘提醒谁’的工具，再有一点点较真的劲儿。