上周五下午，财务部的老李又在群里@了行政主管王姐：‘上个月的办公用品采购还没付款，供应商都催第三次了。’

王姐一头雾水，赶紧翻系统——采购申请早就批完了，发票也收了，怎么卡在付款这一步？她点开那张单子，发现审批流停在‘部门负责人确认’之后，本该到‘财务复核’的环节，却没人收到通知。

这不是第一次了。最近三个月，类似的‘死单’已经出现五次，每次都拖得项目组怨声载道。IT小陈查了日志，说系统没报错，流程是按预设走的。可人呢？审批人去哪儿了？

我们这才意识到，问题不在系统，而在‘人’和‘规则’的错位。

公司用的是一个老牌OA系统，采购流程是三年前定的，一共五步：申请人提交 → 直属领导审批 → 部门负责人确认 → 财务复核 → 总经理终审（超5000元才触发）。听起来严丝合缝，但现实哪有这么规整？

比如市场部最近换了总监，原审批人调岗去了华南，系统里还是他名字；行政部小张休产假两个月，可所有办公耗材申请还得等她‘审批’；更离谱的是，技术部买服务器配件，金额刚好4980元，绕过总经理审批，结果财务非说‘这种大额支出必须见高层签字’，硬是把流程卡住。

我们不是没有补救措施。最开始是手动转发邮件，后来建了微信群提醒，再后来干脆让IT在后台强行跳过节点。可每次都是救火，治标不治本。而且谁都知道，靠人盯人，迟早出事。

转折点出现在一次跨部门复盘会上。产品部的小周提了个问题：‘能不能让流程自己判断金额是否超限，而不是靠申请人手填？’

这句话像一滴水掉进油锅。大家突然意识到，我们的流程是‘静态’的，而业务是‘动态’的。人会变，规则会变，预算会变，为什么流程不能跟着变？

正好那段时间，公司试用了一款叫蓝点通用管理系统的工具，说是‘人人可自定义数据和流程’。我们抱着试试看的心态，把采购模块搬了过去。

第一个改变是‘动态审批人’。我们不再固定某个人审批，而是绑定‘当前在职的部门负责人’。系统自动拉取HR系统的在职名单，一旦有人调岗或离职，审批任务立刻转给接任者。市场部新总监第一天上班，就收到了三张待审单，无缝衔接。

第二个是‘智能路由’。我们设置了金额判断规则：超过5000自动加签总经理，否则直通财务。但这还不够，技术部提出，服务器采购就算低于5000，也该多一道IT主管审核。于是我们在流程里加了个‘品类判断’：只要是‘IT设备’类目，无论金额大小，都必须经过技术负责人。这些规则，全是业务人员自己用拖拽方式配置的，没写一行代码。

最让我们惊喜的是‘超时自动升级’功能。以前审批人出差一周，单子就躺在那里发霉。现在我们可以设置：直属领导24小时未处理，自动提醒其上级；部门负责人48小时未响应，流程自动抄送分管副总，并标记为‘异常延迟’。上周财务部一张紧急采购单，就是因为这个机制，被分管副总及时捞出来，当天就推进了。

用了不到一个月，采购流程的平均处理时间从6.8天降到2.3天，‘死单’归零。更重要的是，没人再在群里艾特王姐了。

其实我们也不是非要换系统。但如果一个流程管理系统，不能随着组织变化而灵活调整，那它存在的意义，大概就是制造更多需要人工干预的例外。

现在，连一向保守的财务老李都开始研究怎么在蓝点上搭差旅报销流程了。他说：‘至少别再让我追着人问，你到底审了没有。’