上个月，财务总监在例会上随口提了一句：‘咱们今年的打印耗材采购超预算37%。’没人接话，但行政主管林姐耳朵竖了起来。

她没急着解释，而是回去翻了三个月的采购单、领用登记表和仓库盘点记录。结果发现：硒鼓型号对不上、领用人签名潦草得像抽象画、有的设备明明报修了还在‘正常领用’……这哪是超支，这是账都乱了。

林姐不是第一次遇到这种事。行政杂事多，很多流程一开始是手写的，后来改Excel，再后来群里接龙。时间一长，谁也说不清该信哪一版。比如打印机维修，最初是打电话报修，后来改成邮件，现在又有人用微信语音留言——信息散落在五个地方，维修进度全靠‘心算’。

她决定从最不起眼的‘耗材领用’开始理。第一步，她把所有历史数据拉出来，按部门、设备型号、领用频率做了个交叉分析。发现销售部一台老旧的彩色打印机，半年换了五次硒鼓，而同型号其他机器平均一年才换两次。她去现场一看，原来那台机器卡纸频繁，员工每次清理都会误触复位计数，系统以为硒鼓用完了，其实还有大半。

问题找到了，但怎么防止下次再出类似漏洞？

她试过升级OA系统的资产模块，结果发现字段不够用——没法关联‘报修记录’和‘耗材更换’，也不能自动提醒‘异常高频更换’。IT同事建议写个脚本，可维护成本太高，而且行政部没人会改。

就在她打算退回Excel加人工核对的老路时，同事推荐了一个叫‘蓝点通用管理系统’的工具。说是不预设功能，自己拖拽就能搭出想要的管理应用。

林姐半信半疑地注册了账号。第一天，她用它的表单设计器建了个‘耗材申领单’，加了设备编号、申领人、旧件回收确认等字段，还绑定了审批流。第二天，她把维修工单也搬进去，设置成‘报修必填设备状态’，并和耗材申领联动——只要报修过三次以上，下次申领就得部门主管特批。

最让她惊喜的是‘数据看板’。她拖了个图表组件，选中‘各部门耗材月度消耗趋势’，再叠加上‘人均打印页数’，立刻看出市场部虽然总量高，但人均效率也高；反而是人事部，每人每月打一百多张内部通知，全是重复模板。

她拿着这个图去找人事经理，对方一开始觉得‘不就几张纸嘛’，直到看到年度折算成本接近一场外部培训的费用，立马同意推行电子签批。

一个月后，耗材支出降了18%。但这还不是重点。技术部看到这个系统能自定义流程，悄悄搭了个‘服务器权限申请’应用；项目组也搞了个‘客户样品寄送追踪’，连物流单号更新都能自动推送消息。

上周团建吃饭，IT主管喝多了说漏嘴：‘其实我们之前上的ERP，光一个报销模块就花了八十万，结果你们用那个蓝点，零代码三天搞定资产联动，我们数据库都不敢这么玩。’

现在公司内部有个不成文的规定：新流程上线前，先去蓝点试试能不能跑通。跑不通的，说明需求本身就没想清楚。