我们公司三层楼共用一套行政后勤系统，保洁、绿植、茶水间补给都归行政部管。过去最头疼的不是钱，是纸巾和洗手液——明明采购量没少，月度盘点总对不上账。尤其B座三楼，女卫生间门口那台擦手纸盒，像是个无底洞，每周领两包，三天就空了。

行政小李最初以为是保洁阿姨多拿了回家，私下问了几句，对方挺委屈：‘我每天换三次，一包都不够用，哪还敢多拿？’

这事就这么悬着。直到上个月，新来的兼职保洁王姨主动提了个建议：能不能让她在领货时登记一下具体用在哪个区域？

她说：“我现在领一卷洗手液替换装，得跑三个卫生间，有的地方用得快，有的根本没动过。可你们发是一次性全发，记账也只记‘本月消耗37瓶’，到底哪儿漏了，谁也不知道。”

听起来有道理。但问题来了：我们现有的OA系统里，耗材管理模块只能按部门申领，不能细分到“楼层+区域+用途”，更没法让保洁员自己录入使用记录。让她们填Excel？拍照上传？操作太复杂，根本推不动。

后来技术部的小张想起公司之前试用过的蓝点通用管理系统，说这玩意儿谁都能搭表单。他花了一个午休时间，建了个叫‘清洁耗材动线登记’的自定义模块：

• 第一层选择：楼宇（A/B/C）
• 第二层选择：楼层（1F–5F）
• 第三项填写：具体位置（如男卫东侧、茶水间北柜）
• 接着录入：领取数量、实际更换数量、剩余带回量
• 最后拍照上传旧芯/空瓶作为凭证

关键是，这个表单权限开放给了所有保洁人员，用手机号登录就能填，界面简单得像点外卖。王姨第一次用的时候还嘀咕：“这不就跟扫码点餐一样嘛？”

数据跑了一个月，结果让人吃惊。

B座三楼的擦手纸消耗量确实是最高，但原因出人意料——原来前台接待区旁边那个公共洗手间，经常有访客顺手整包拿走，甚至有销售部同事带去客户拜访当赠品。而地下一层储物间的洗手液，三个月才换了两次，几乎没怎么用。

更隐蔽的问题也浮上来：有两个楼层的保洁员习惯性多领，说是怕不够挨批，实际上每次只用一半，剩下的堆在工具间发霉。

行政部根据这些真实动线重新调整了配额机制，改成“基础配额+浮动申领”，并设置了每月公示各区域人均消耗排行榜。没想到，这一招还挺有效。有位老阿姨看到自己片区排第一，主动来找小李：“是不是我哪里做得不对？要不要帮我看看怎么省一点？”

现在，这张原本只为查漏洞做的登记表，已经变成了保洁团队内部的“节能竞赛榜”。有人开始总结技巧：比如洗手液泵头调小一圈，能延长15%使用时间；擦手纸折成Z形挂放，不容易被抽太多。

最意外的是，财务部发现了另一个用途——他们把这套逻辑复制到了办公文具管理上，让各部门助理按工位区域登记笔本消耗，三个月下来，订书钉采购量直接降了40%。

其实这类问题很多企业都有：不是制度不严，而是记录方式太粗。一把钥匙开所有门，自然查不出谁漏了水。而真正的精细化管理，往往是从一个愿意记账的人开始的。

就像王姨说的：‘以前我觉得反正做了也没人看见，现在填个表，领导一眼就知道我在哪个角落忙活过，心里反倒踏实。’

有时候，管理的进步不需要大刀阔斧。可能只是给了一线员工一支能说话的笔。