上个月行政部来了个实习生，叫小林，话不多，但总在本子上记些奇怪的东西。比如‘305-灯闪-老王’、‘茶水间-漏水-已报-未闭环’，我们一开始以为她在写小说暗号。

直到有天财务总监的电脑蓝屏，她五分钟就拉来IT的人，比以往平均两小时的响应快多了。有人问她怎么做到的，她才掏出手机，给我们看了一个她自己搭的‘设备报修追踪表’。

原来她发现，公司报修全靠微信口头传，谁说谁知道，说完还容易忘。IT那边也乱，工单混在邮件和钉钉里，经常漏看。她试着把所有报修信息结构化：设备类型、位置、故障现象、报修人、接单人、处理状态、解决时间——甚至加了个‘紧急程度’字段，按闪烁频率、是否影响工作来打分。

最妙的是，她设了个规则：一旦标记‘紧急’且两小时内没接单，系统自动转发给IT主管。第一次触发那天，IT主管正开会，手机突然弹出提醒，一看是打印室扫描仪瘫痪，影响报销归档，当场就安排人去修了。

她说这其实不难，就是把问题拆细，再让流程自己‘说话’。比如同一个办公室反复报修同一台空调，她一筛选发现是滤网问题，干脆推动行政统一安排月度清洗，从被动响应变成主动维护。

后来我们发现，她那个表居然还能生成‘设备健康周报’，哪个楼层故障最多、哪种设备最容易坏，一目了然。物业看了数据，主动换了两台老旧饮水机。

其实她用的不是什么高级软件，就是一个叫蓝点通用管理系统的工具。她说选它是因为不用等开发，自己拖几个字段就能建表，改流程也快。比如上周发现保洁报修拖沓，她当天就把‘清洁用品补充’也并进去了，加了个拍照上传空瓶的功能，现在缺洗手液基本不过夜。

现在各部门开始偷偷抄她的模板。销售部做了客户接待准备清单，研发组管起了实验设备校准周期。最离谱的是HR，把员工入职 checklist 也搬进去，连工牌刻字进度都能追踪。

前两天我看见老行政主管站在她身后，盯着屏幕上的‘待处理报修’看愣了。那张表里，每条记录都带着时间戳和责任人，像一张不断生长的神经网络，把那些过去散落在聊天记录里的琐事，全都串了起来。

有时候我觉得，管理未必是定制度、发通知。可能只是有人愿意蹲下来，把一个个‘坏了的灯’认真记下来，再想办法不让它再坏第二次。