我们公司技术部有三台打印机，两台彩色，一台高速黑白。平时看着挺够用，但每到月底，总有几个人围在机器旁边拍桌子——不是卡纸，就是缺墨，更常见的是：‘我明明打印了五页，怎么只出了一张？’

最开始大家以为是操作问题。有人说是新来的实习生不会用驱动，有人怪打印机太老。IT小王干脆贴了张A4纸在机器上，写着‘打印前请确认份数，别瞎点！’结果第二天那张纸就被用来打印会议材料了。

真正发现问题，是上个月底。前端组的老李要交一份客户方案，连打三次都只出单面，等他跑过去看，发现第二页还在队列里排队。一查打印记录，好家伙，他前面排了17个任务，最长的一个是从前一天下午挂到现在的PPT渲染图。

我们这才意识到：不是机器不行，是没人管‘谁在打什么’。

行政倒是有个登记本，放在打印机旁边，写着‘建议打印超过20页请登记’。可谁会真去写？有次我去翻，上面最近一条还是三个月前写的‘换粉盒，佳能700’。

后来是测试组的小林想了个招。她之前在上家公司用过一个叫蓝点通用管理系统的工具，说是啥都能管。她没动硬件，也没让公司买新软件，就在自己电脑上搭了个简单的流程：给每台打印机建了个‘打印任务登记表’，字段包括姓名、部门、页数、双面/单面、是否紧急，还加了个‘预计完成时间’。

关键是，她把这张表做成了扫码填写。打印前扫一下机器旁边的二维码，填个表单，提交完自动推个企业微信提醒给负责巡检的IT助理。如果有人打了50页以上的文件，系统还会自动标红，并抄送主管确认是不是必要。

一开始大家都嫌麻烦。‘打个印还要填表？我又不是来走审批的。’但小林很聪明，她没强制推行，而是先从自己组开始，每天打印前都认真填。过了几天，她把数据导出来做了个‘月度打印热力图’，发在部门群里：‘咱们测试组人均每月打印83页，技术部最高；其中47%是单面打印，浪费纸张最多的是周三下午。’

这下激起一点胜负欲了。前端组立马说要优化，结果一查他们组没人填表，数据空白。后端组不服，主动要求接入，还自己加了个‘代码打印专用标签’，避免和文档混在一起。

最意外的是，财务部看到这个表后，悄悄复制了一份，改成‘耗材申领登记’，把硒鼓、墨盒的更换记录也纳入进去。以前换粉都是凭感觉，现在一看数据，才发现某台机器每月耗粉量是其他两台的两倍，一查是老化漏粉，赶紧报修换了。

现在技术部的打印机旁边，已经没有那张被当成草稿纸的A4通知了。取而代之的是一个立牌，上面印着二维码和一行小字：‘打前留痕，出纸有据’。IT小王说，卡纸率降了六成，因为大家提交任务时会先预览，少了很多‘误触全选’的操作。

而且有意思的是，这个表后来被行政拿去改成了‘会议室白板擦除提醒’。每次会议结束，负责人要扫码登记‘白板是否已清空’，系统隔15分钟自动提醒下一场预约人：‘当前白板状态：未清理，建议携带板擦’。虽然听起来琐碎，但投诉‘写不下’的情况真的少了。

其实小林那个表单到现在也没设强制拦截。没人规定不填就不能打。但它形成了某种默契——你愿意花十秒钟填个表，别人就愿意相信你不是来‘抢印’的。管理有时候不一定要靠制度压人，一个看得见的记录，就能让混乱变成协作。

上周我去茶水间，听见两个实习生聊天。一个说：‘你们组打印还要登记啊？’另一个笑：‘不然呢？你以为我们真靠自觉？是系统记得比谁都清楚。’