我们公司茶水间那台老旧的黑白打印机，最近成了办公室最热闹的‘交易现场’。

起初只是有人顺手打个简历，后来发展成部门之间互相‘借印’，再后来，行政发现每月纸张采购量翻了两倍，墨盒换得比外卖还勤。更离谱的是，有人开始在打印边上贴小纸条：‘A4双面，50张，放抽屉，拿走留20’——这哪是办公设备，简直是地下小卖部。

行政主管老周一开始想贴告示、搞罚款，结果没人理。直到有天他发现，财务部小李偷偷用彩色打印机给女儿打印手抄报，一页标价‘一杯奶茶’，在同事间悄悄流通。这才意识到：这不是纪律问题，是管理盲区。

老周没急着开大会，而是拉着IT和各部门代表开了个午间咖啡会。大家一聊才发现，很多人根本不知道该去哪申请批量打印，流程写在内网第三级页面，连新人都找不到。而审批要等两天，不如自己动手来得快。需求是真实的，路径却是黑洞。

于是他们决定不靠制度压人，而是搭个‘看得见’的流程。老周用蓝点通用管理系统建了个‘文印登记表’，字段很简单：申请人、部门、页数、单双面、用途分类（会议材料/对外文件/个人事务等），最关键的是加了个‘状态栏’：待处理、已打印、已归档。每个人提交后，系统自动通知行政，打印完成后点击‘已打印’，表格实时更新。

但他们没止步于此。为了让大家愿意用，他们在打印机旁挂了个二维码，扫一下直接跳转登记页，三步填完。更聪明的是，系统设置了‘信用积分’：每月个人事务类打印超过10页，自动标黄提醒；连续两月超标，下个月提交时弹出提示框：‘本月个人打印额度已满，是否继续？’

有趣的是，没人反感这个设计。反而因为流程透明了，大家开始自觉。市场部小王说：‘以前偷偷打觉得心虚，现在正大光明申请，反而不好意思超了。’

两周后，老周导出数据一看，纸张消耗降了40%，而且用途分布一目了然。原来最多的是项目投标书，其次是培训资料，个人用途只占12%。他顺势优化了采购清单，把普通A4换成更耐用的办公专用纸，彩色墨盒按需分配，不再一刀切。

最意外的收获是，这张表后来被采购部借去改造成‘样品申领登记’，HR用来追踪‘办公用品个性化申请’，甚至IT用它管理‘备用设备借用’。一个简单的文印登记，成了跨部门资源流动的观察窗口。

有次老板看到报表问：‘这系统谁做的？怎么这么灵活？’老周笑说：‘不是买的，是自己搭的。就像乐高，想要什么功能，拖几个字段就行。’

现在茶水间的打印机安静了，小纸条没了，但偶尔还能听见人说：‘我刚在系统里提了个申请，你记得点个状态啊。’