我们公司有三层楼的办公区，保洁团队一共五个人，轮班倒。以前排班都是行政用Excel做一张表，打印出来贴在茶水间墙上。谁哪天上早班、谁替班、谁休息，一目了然。但问题也出在这‘一目了然’上——看得见的是班次，看不见的是实际工作时长。

去年冬天，有个叫王姨的保洁员突然提了离职，说腰疼干不动了。人事找她谈心，结果聊着聊着发现，她每周实际上的工时比排班表多了将近8小时。不是公司故意压榨，而是没人算过这笔账。

比如，每月第一个周三要深度清洁地毯，得额外加两个钟头；每逢大客户来访，会议室就得提前两小时突击打扫；还有雨季那阵子，门口地垫天天湿透，换洗频率翻倍……这些活儿都干了，但没人记录，也没人调休。

行政主管老周一开始觉得这事儿难搞：总不能给每项临时任务都建个打卡点吧？又不是工厂流水线。后来他试了几款排班软件，要么太复杂，保洁阿姨不会用；要么太死板，改个班次得层层审批，反而添堵。

直到有人推荐了蓝点通用管理系统。老周一开始也没抱太大希望，结果上手才发现，这玩意儿最厉害的地方是‘自己搭规则’。他先建了个‘保洁任务日历’，把固定班次导入，再加了个自定义字段叫‘任务类型’，分常规、加急、深度清洁三类。然后设置了颜色标记：常规是灰色，加急标黄，深度清洁直接上红色。

更关键的是，他让阿姨们每次完成加急或深度任务时，在手机端点一下对应条目，系统自动记下时间和执行人。月底一汇总，谁多干了活，一眼就清。

试运行一个月，数据出来了：王姨那个月实际工作时长是197小时，合同规定是160。其他几位也有不同程度超时，只是没她明显。老周拿着报表去找老板，没讲情怀，只说两个字：合规。

公司很快调整了补贴机制：凡红色任务，每完成一次补1.5个工时；黄色任务补1个。同时允许用累计工时兑换调休。王姨没走，还成了‘任务上报员’，教其他阿姨怎么用手机点任务。

有意思的是，自从有了颜色标记，有些部门开始‘收敛’了。以前市场部一开完发布会，就喊‘赶紧来清垃圾’，现在会先问一句：这算加急吗？要不要标黄？无形中，大家对保洁的劳动有了量化认知。

后来系统还加了个小功能：每个任务可以上传一张现场照片。不是为了监控，而是留档。比如某次财务室电脑柜后面发现一堆陈年纸屑，拍了照，下次深度清洁就明确写上‘含设备背后区域’。慢慢形成了‘可视化工单’的习惯。

其实这种事，不光是保洁团队。我见过销售用类似逻辑标记客户拜访的‘真实耗时’，发现表面上一天跑三家，实际堵车、等客户、临时改议程占了一半时间；也见过研发团队用颜色区分‘计划内开发’和‘救火式修复’，结果发现近四成工时花在后者上。

很多管理问题，不是缺人也不是缺制度，而是缺一个能灵活记录‘例外情况’的工具。标准软件总想让你适应它，而真正好用的系统，是让你按自己的节奏去定义什么是‘正常’，什么是‘额外’。

现在我们茶水间的墙上还是贴着排班表，不过底下多了一句手写备注：‘红色任务记得点一下哦——王姨’。