行政部最热闹的地方不是会议室，是那台卡纸频率比打卡还准时的惠普M607。每天早上八点半，总有人蹲在它旁边翻抽屉——不是找硒鼓，是在‘进货’。

这事儿我一开始没当真。直到财务对账时发现，半年里买了17箱A4纸，但按各部门报上来的用量算，顶多消耗9箱。剩下的8箱去哪儿了？

没人承认拿过，监控死角太多，采购单也看不出端倪。直到有天我看见隔壁设计部的小李从包里抽出一叠打印好的彩页，纸边整齐得不像公司那种反复利用的草稿纸。我随口问了一句：‘新买的？’他笑：‘蹭点公司的，反正没人管。’

原来，‘没人管’就是最大的漏洞。

我们公司用的是传统耗材申领制：谁要用纸，就去行政这儿签字登记，写部门、数量、用途。听起来挺规范，可实际呢？人一多就乱，有时候你刚写完，后面人挤着催，名字写串行，数量涂改，用途栏干脆画个笑脸。月底盘点？全靠行政凭印象拼凑。

更荒唐的是，有些部门觉得登记太麻烦，干脆派实习生批量代领，一次签五张单子，用途统一写‘办公使用’。结果呢？这些纸一部分进了会议材料，一部分成了设计稿打样，还有不少直接被塞进个人储物柜，周末带回家给孩子做演算纸。

我决定换个法子治这‘纸张黑市’。之前试过钉钉审批流，结果流程太长，打个三页文件要等半小时批准，大家怨声载道，反而催生更多私下拿纸的行为。后来听技术部同事提了一嘴他们用的‘蓝点通用管理系统’，说是能自己搭表单和流程，不依赖IT，我就抱着试试看的心态注册了个账号。

第一天，我用拖拽方式做了个新登记表：除了部门、数量、用途，加了个‘领取人手机号’字段，系统自动关联到企业通讯录，防止代签。最关键的，我把‘用途’设成下拉选项：会议材料、客户提案、内部文档、设计打样……不能手写，必须选。我还偷偷加了个隐藏字段：设备编号——每台打印机贴了标签，领纸时得填是从哪台机器打的。

第二步，我把纸质登记本撤了，换成二维码。打印室门口贴一张，扫码就能填表提交。提交后，系统自动生成一条记录，同步到我的管理后台，还能按日、周、部门出报表。

起初有人抱怨：‘怎么连打个文件都要扫码？’我就贴了个告示：‘本月纸张消耗超标38%，如无改善，将实行定量配额。’这话一出，办公室立马安静了。

第三周，数据开始说话。我发现市场部周三下午的‘客户提案’用量特别高，但同期并没有大项目结案。调出他们的提交记录，发现同一人一周领了四次，每次都是下班前。我私聊过去，对方支吾半天才说：‘家里孩子写作业老撕纸，就顺一点……没想到你们真查。’

没罚他，但让他补了张‘非办公用途申领单’，注明自用，并扣减部门额度。这事儿在内部群传开后，‘顺手牵羊’的行为肉眼可见地少了。

最意外的收获是设计部。他们原本是‘重灾区’，动不动就要打样十来版。用了新系统后，主管发现团队每周光‘设计打样’就领走两令纸，于是干脆立了规矩：初稿必须在平板上看，定稿前不超过两次实体打印。结果一个月下来，他们的耗材量降了六成。

系统还让我发现了另一个问题：二楼东侧那台打印机故障率高，卡纸频繁，导致很多人宁愿走远路去主厅的机器打，顺便多拿几包纸备用。我把这数据交给IT，他们一查，果然是进纸轮老化。修好之后，跨区领取的现象也少了。

现在，我们每个月初会发一份《耗材使用透明报告》，谁领了多少、用于什么、同比变化，全都列清楚。没有批评，只有数据。奇怪的是，自从大家知道‘会被看到’，滥用的情况几乎绝迹。

有次老板看见报告说：‘原来打个合同能用掉这么多纸？’我说：‘以前看不见，不代表不存在。’

最近行政部讨论要不要给节约最多的部门发点奖励券。我说别，就继续保持这种‘温和的透明感’最好——让大家知道，纸不是天上掉的，但也不必为用一张纸战战兢兢。只要规则清晰，系统顺手，自觉就会慢慢长出来。

那台惠普M607还是老样子，时不时卡一下。但打印机旁边的抽屉，终于不再像个小卖部了。