我们公司茶水间一直有个不成文的传统：免费供应精品咖啡豆、挂耳包和进口奶粉。说是福利，可每月底盘点总对不上账——一袋500克的埃塞俄比亚耶加雪菲，理论上够喝两周，结果常常撑不过十天。

行政小林月初做耗材报表时差点崩溃：上月采购了3包咖啡豆、6盒挂耳、2罐奶粉，实际消耗却像是翻了一倍。她把数据发到管理层群，配文只有三个字：‘又没了。’

没人承认拿走，监控也拍不到什么——毕竟大家进出茶水间都正常，谁也不会揣一包咖啡出门还特意录像。有人开玩笑说是不是被猫叼走了，可我们楼里连只流浪猫都没有。

直到财务部老张提了个问题：‘咱们是不是从来没区分过“使用”和“领取”？’

这句话点醒了我们。原来所有消耗品都是开放式取用，没有登记机制，也没有责任人。喝一杯拿一包，顺手给朋友带两包，甚至有同事说‘反正公司买的，我带回家煮也一样是喝’。听起来轻松，但长期下来，成本失控，补货频率越来越高，供应商都开始怀疑我们是不是开了个咖啡馆。

我们决定试试‘可见即管理’。不是搞监视，而是让消耗行为变得可记录、可追溯、可提醒。

起初想用Excel共享表格，结果发现根本行不通——有人忘了填，有人填错行，还有人用手机打开格式全乱。后来试了一个轻量流程工具，但字段固定，没法加‘领取人’‘用途’‘是否外带’这些我们真正需要的信息。

最后，IT部的小王推荐了蓝点通用管理系统。这软件最特别的地方是：不需要开发能力，你自己就能搭出想要的表单和流程。

他花了二十分钟，建了个‘茶水间物资领取登记表’，字段包括日期、物品名称、数量、领取人、用途选项（现场饮用/带回家/赠予访客）、是否补货提醒。还设了个自动规则：当某单品月消耗超过阈值，系统自动邮件通知行政和部门主管。

更聪明的是，他把二维码打印出来贴在咖啡机旁边，扫码就能登记，三秒完成。为了不让人觉得被‘监控’，标题写的是‘今日口粮登记’，语气轻松，界面简洁。

实施第一周，数据就开始说话了。

系统显示，市场部的小李一个人领走了8包挂耳和200克咖啡豆，用途全选‘赠予访客’。可我们查了那周访客记录，总共才来过3位客户。行政私下问了问，他才坦白：其实是送给朋友的，觉得公司不会计较。

这不是道德问题，而是规则模糊带来的认知偏差。以前没人说‘不能带’，大家就默认‘可以带’。现在有了记录，边界清晰了，反而没人好意思多拿。

第三周起，消耗量直接回落到合理区间。更意外的是，有些人开始主动补货——技术部老刘有次发现奶粉快没了，顺手在系统里提交了补货申请，第二天行政就采购到位。因为他在系统里看到‘当前库存仅剩1罐’的红色提示，顺手点了‘发起补货’按钮。

这套机制运行两个月后，行政终于松了口气。咖啡豆不再神秘消失，补货周期从每周一次拉长到每三周一次，光这一项每月节省近八百元。更重要的是，大家对公共资源的态度变了——不再是‘随便拿’，而是‘用了记得记’。

最让我意外的是，设计部居然把这个模式复制到了颜料耗材管理上。他们用同样的逻辑做了‘画材领取表’，连审批流都照搬了。听说现在连马克笔借出去都要扫码登记，归还时还要上传使用照片。

有时候管理不一定要靠制度压人，也不需要复杂的系统。只要让行为留下痕迹，给人一个举手之劳的登记方式，很多‘看不见的浪费’自然就会浮现并收敛。

现在茶水间的二维码旁边多了行手写贴纸：‘喝完记得打卡，豆子才不会逃跑。’

没人知道是谁写的，但大家都笑了。