小杨是公司行政部最年轻的员工，刚来的时候大家觉得她就是个打杂的——订会议室、发节日礼品、统计工位使用情况。可半年后，整个部门开始依赖她做的几张‘奇怪表格’。

起因是一次团建采购。财务对账时发现，买的两台便携投影仪没走资产入库流程，报销单上写的是‘耗材’，但用了快一年还在用。财务问行政：这算不算固定资产？小杨一查，发现类似的东西一大堆：活动用的音响、临时项目组借的笔记本、HR培训用的VR眼镜……有的在报销系统里有记录，有的只在微信群里提过一句。

这些东西既不是传统意义上的办公电脑、桌椅，也不像纸笔那样一次性消耗。它们用一阵子，然后被塞进某个柜子或会议室角落，没人知道下次什么时候能用上。更麻烦的是，一旦有人离职或调岗，这些‘非固定资产’往往就跟着消失了。

小杨试着用Excel管理，列了十几个字段：物品名称、用途、责任人、借用时间、归还状态、存放位置……可每次更新都要手动同步多个Sheet，谁借走了要微信确认，放哪儿了得打电话问。有一次她填错一个单元格，导致三个人同时预约同一台设备，现场闹了笑话。

后来她在同事推荐下试了蓝点通用管理系统。最打动她的不是功能多强，而是‘不用等IT’。她自己拖拽建了个‘流动资产台账’，把每件非固定资产拍张照上传，生成二维码贴在实物上。谁要用，扫码登记借用信息，系统自动提醒归还时间。如果超期未还，会逐级通知本人、直属领导和行政主管。

她还加了个‘共享池’模块。比如市场部办完发布会剩下的LED灯牌，原本大概率被扔掉，现在可以在系统里标记为‘可内部申领’。技术部搞黑客松活动正好需要氛围道具，直接申请调拨，省了三百多块采购费。

最有意思的是，她悄悄设了个‘沉默成本’字段。系统会自动计算每件物品的‘闲置时长’，超过90天没动过的，会在月报里标黄。上个月统计出来，全公司积压的未登记流动资产总值接近四万，大多是各部门自己采购又忘记备案的。这份报告递上去后，连CEO都转发了邮件说：‘原来我们一直在重复花钱买同一批东西。’

现在其他部门也开始模仿。人事用类似的结构管员工工牌和门禁卡，研发团队拿它追踪测试机流转，甚至保洁阿姨的备用清洁工具车都有了专属档案。上周五下班前，小杨收到一条消息：‘新来的实习生问，能不能做个‘零食柜申领记录’，他说想分析下哪个部门下午茶消耗量最大……’

她笑着回了个‘可以，但得先把去年万圣节剩下的南瓜灯处理掉’。