行政小陈的‘快递柜密码本’差点被当成泄密证据

公司搬到新园区第三周，行政部的小陈被叫进了HR办公室。对面坐着的是刚调来的合规主管，手里拿着一本泛黄的硬壳笔记本，封面上用马克笔写着：【快递柜密码——别拍照！】。

“这是什么？”合规主管语气严肃，“为什么所有快递取件码都集中记录？谁授权你这么做的？数据安全怎么保障？”

小陈一脸懵：“啊？这不是为了方便大家拿快递吗……”

事情还得从搬家说起。以前在老办公楼，快递直接送到前台，登记一下就行。但新园区太大，快递员不愿意送进楼，统一放在园区智能柜里。每次有人问“我的快递到了没”，前台就得翻手机、查短信、再通知，效率低还容易漏。

小陈是个爱琢磨事的人。她发现每天收到的取件短信少说也有三四十条，全都散落在不同人的手机里，万一谁没看到，东西就一直锁着。于是她自作主张建了个共享表格，把每个快递的取件时间、柜子编号、取件码、收件人、物品类型都记下来，打印成册放在前台，谁来取件就划掉一条。

起初大家都说她细心，直到那天合规主管看到那本“密码本”，立刻警觉起来——这不就是典型的敏感信息集中存储？万一丢了，整栋楼的快递信息全泄露了。更糟的是，里面有员工姓名、手机号，甚至还有几单写着‘合同文件’‘样品机’这种敏感词。

部门紧急开会，IT也来了。有人说干脆禁用快递柜，有人说让每个人自己管短信。可试了两周，丢件率翻倍，销售部总监的客户样品卡在柜子里三天没人取，差点丢单。

就在大家一筹莫展时，小陈提了个想法：“能不能做个内部系统，只记录必要信息，权限还能控制？”

IT同事原本想推企业微信加审批流，结果开发排期要一个月。后来有人想起之前试用过一个叫蓝点通用管理系统的工具，说是不用代码，自己拖拽就能搭应用。

小陈抱着试试看的心态注册了账号。第一天，她用它的表单设计器做了个‘快递登记表’，字段包括：寄件方、收件人（关联公司通讯录）、预计到达时间、是否含敏感物品、处理状态。第二天，她设了权限规则——只有收件人和行政人员能看到自己的记录，其他人不可见。第三天，她加了个自动提醒：快递到达24小时未领取，系统自动给收件人和部门助理发消息。

最让她得意的是‘流程节点’功能。比如标记为‘合同类’的快递，必须由收件人本人签收，代领需要额外审批；而普通包裹，部门内勤确认即可。系统还会自动生成每日汇总报表，IT和合规部门想要的审计日志也一并有了。

上线一周后，合规主管专门来道了歉：“原来不是管理太松，是方法太原始。现在这个系统，既透明又可控。”

其实小陈也没想到，一个差点惹祸的笔记本，最后竟成了行政部门第一个自主搭建的数字化流程。后来财务部看到眼热，用同一个平台做了‘发票追踪看板’；采购部搞了个‘供应商到货预警表’；就连技术团队也悄悄建了个‘测试设备借用系统’。

有次老板问IT负责人：“咱们是不是该买套OA了？”

IT苦笑：“好几个关键流程已经是蓝点在跑，而且都是业务部门自己搭的，我们都没插手。”

现在那本泛黄的密码本被小陈收在抽屉里，成了部门纪念品。背面她贴了张便签：【别让好心变成风险，也别让风险挡住改进的路。】