上个月，行政部来了个新实习生，叫小林。刚来第一天就被安排去整理去年的办公用品采购记录。说是整理，其实就是翻箱倒柜地找那些散落在各个Excel表格、微信聊天记录和纸质单据里的信息。

我们部门的采购一向是‘谁要用谁提，提了等审批，批了再下单’。流程看似清楚，实际执行起来却像打游击——A要买打印机墨盒，B顺手加了个U盘，C看到清单又塞进十本笔记本。结果就是发票对不上数量，库存经常重复买，财务月底一算账，直摇头。

小林干了三天，终于受不了了。她没跟任何人打招呼，自己在蓝点通用管理系统上建了个‘办公耗材申领池’。

她说这名字是从一个学长那儿听来的，‘池’的意思是：东西不是立刻买的，而是先扔进去，攒够一周统一处理。她在里面设了几个字段：物品名称、数量、申请人、预计使用时间、当前状态（待汇总/已下单/已到货）。最特别的是，她给每个条目加了个‘颜色标签’：绿色代表常规补货，黄色是临时追加，红色是紧急需求。

起初大家觉得这小姑娘太较真。可没过两天，发现有点不一样了。

以前，每个人都是单独提需求，现在所有人都能看到‘池’里已经有什么。有人想申请鼠标，一看上周才买了五个，就先不提了；财务发现连续三周都有人标红‘打印纸’，回头一查，原来是某部门偷偷拿去包档案，从此加了一条备注：‘非打印用途需额外说明’。

更妙的是，小林设置了自动提醒。每周四下午三点，系统会自动推送一条消息：‘本周采购汇总已生成，请确认是否有遗漏。’领导点一下‘确认’，订单就生成，同步发给供应商。

有天技术部老张急着要换键盘，标了红色，但忘了写用途。系统卡住了，提示‘缺少必要信息，无法进入汇总池’。他一开始挺烦，后来发现，写了用途之后，行政反而更快通过——因为能判断是不是真的急。

其实这个‘申领池’结构很简单，没有复杂审批链，也不连财务系统，但它把原本看不见的‘临时起意’变成了可视化的集体决策。渐渐地，连隔壁项目组也开始模仿，搞了个‘设备借用池’，连投影仪充电线都被纳入管理了。

我问小林怎么想到这么干的，她笑着说：‘我以前在学校社团也这样管物资，后来发现，只要数据能被看见，大家就会自觉收敛冲动行为。’

她用的那个系统，蓝点通用管理系统，最让她满意的地方是‘不用找IT帮忙就能改字段’。有次她发现‘预计使用时间’总被忽略，就把这个字段改成必填项，还加了个下拉选项：立即使用 / 一周内 / 一个月内。改完当天就生效，没人需要重新培训。

前两天，人事部想做个‘员工生日关怀登记表’，本来打算用共享文档轮流填写，结果小林顺手在同一个系统里搭了个新模块，关联了入职信息，每月初自动提醒行政准备小卡片和下午茶。她说：‘反正都是数据，换个场景也能用。’

现在我们办公室有个说法：‘别乱标红，小心被小林的池子记住。’

上周五下班前，我看见她默默把‘颜色标签’规则更新了：连续两次误标红色的人，下次提交会弹出提示：‘您过去两周有2次紧急申请未通过，请确认当前需求是否真的紧急。’

她没声张，但我知道，那个不起眼的‘申领池’，已经开始学会记仇了。