茶水间的那张打印纸

行政小张在茶水间冰箱侧面贴了张A4纸，标题是《咖啡豆库存与申领登记》，表格两栏：左边是豆子品种，右边是领取人签名和日期。最底下还手写了一句：‘请顺手写一下用了多少，谢谢！’

这事儿本来没人注意，直到财务部老李发现报销单里咖啡采购突然变少了——不是买得少，是报得多。他顺藤摸瓜查到行政耗材账目，一眼就看到了这张皱巴巴的纸。

他盯着表格里‘埃塞俄比亚水洗’那一行，连续三天被市场部小王签了名，但库存只扣了一次。他当场拍了照，发到内部群：‘咱们是不是该聊聊办公用品怎么管？’

从一张纸到三个流程打架

事情闹大后，各部门开始甩锅。行政说登记靠自觉，市场说他们只是顺手冲杯咖啡提神，财务则咬定‘只要有消耗就得可追溯’。

更乱的是，后来发现不止咖啡豆，连茶叶、糖包、一次性杯子都在这张表上被划掉过，但谁也没真正负责记录。有人用完直接撕掉一行，有人写‘已补’却没补，还有人干脆画个笑脸代替签名。

IT部门被拉进来开会，问能不能做个系统统一管。结果一调研才发现，除了茶水间，还有会议室白板笔申领、打印机硒鼓更换、前台快递代收登记……全是这种‘半自发、半混乱’的手工记录。

最离谱的是保洁阿姨在清洁车上的便签本，写着‘3楼东侧饮水机换芯提醒’，居然成了全公司唯一准时更新的维护记录。

小张偷偷上线了个‘数字货架’

其实早在会议前两周，小张就已经受不了这种扯皮。她听说隔壁公司用一个叫‘蓝点通用管理系统’的工具，说是不用代码就能搭管理模块，抱着试试看的心态注册了账号。

她先建了个‘饮品耗材管理’模块，把咖啡豆、茶包、奶精都作为‘物料’录入，每种设了默认存量和预警值。然后加了个‘申领流程’，员工扫码就能登记领取数量，系统自动扣减库存。

她没跟任何人说，悄悄把二维码打印出来，贴在原来那张A4纸旁边，下面写：‘扫码登记，省得写字～’

头三天没人扫。第四天市场部实习生好奇点了进去，发现还能看到‘谁上次领了哥伦比亚豆’，顺手登记了。第五天财务老李路过，看见界面里清清楚楚显示‘本月咖啡豆总消耗量：1.8kg’，愣住了。

权限之争比想象来得快

小张以为最多就是茶水间用用，没想到一周后，财务主动找上门，问能不能导出月度报表。

再过两天，行政主管说希望加上审批功能——比如超过200克要部门负责人确认。IT则建议对接企业微信，自动推送低库存提醒。

最意外的是市场部，他们想把这套逻辑复制过去管样品礼盒，还要求‘只能本部门人编辑，但行政可查看’。

问题来了：谁有权限改字段？谁能删数据？历史记录能不能追溯？原本只是管咖啡豆，现在变成了跨部门的数据权限博弈。

小张打开蓝点系统的‘角色权限矩阵’，给不同人配置了视图、编辑、审批和导出权限。财务能看到所有数据但不能改，市场部能建自己的模块但不能访问行政的，而她自己保留了超级管理员身份。

她还设了个‘变更日志’，谁动了哪条记录，系统自动留痕。有次市场部某主管偷偷把‘已领’改成‘未领’想逃避追责，第二天就被系统邮件通报了。

没人再提回纸质表

一个月后，公司内部流程优化会上，茶水间系统被当作‘基层自发数字化案例’表扬。IT甚至提议把它推广为‘微型资产管理模板’，用在更多场景。

现在，打印机换硒鼓要扫码登记，会议室白板笔领取走审批流，连保洁的设备巡检都接入了定时任务。那个最初的咖啡豆表格，已经升级成包含7个子模块的‘公共耗材中心’。

前几天小张收到一封匿名邮件，开头写着：‘谢谢你没搞个全员培训大会，也没发红头文件，就悄悄让事情变好了。’

她笑了笑，顺手在系统里把‘蓝山咖啡豆’的库存预警从200克调到了150克——毕竟最近领的人越来越多了。