我们公司不大，三十来人，但行政杂事一样不少。尤其是打印机——那台老夏普，黑白彩打一体，三年没换过，脾气比谁都大。卡纸、缺墨、驱动掉线，三天两头出问题。最头疼的不是修，而是‘谁该为这根墨盒买单’。

一开始是行政小李管。她记了个Excel表：日期、换墨盒型号、换的人、申请部门。每次换完，拍照发群里，再手动登记。可时间一长，问题来了——销售部说市场部上周偷偷打了五十页彩页，市场部反问销售是不是把‘内部培训资料’也算成自己打的？财务干脆说：‘你们能不能别每次都让我报销时对半天？’

后来小李离职，这事落到了我头上。我不想再靠Excel和微信群抢话。试了几个办公软件，要么太重，光为了一个打印登记要开通整套OA；要么太简单，只能打卡不能留痕。直到技术部小王提了一句：‘你这不就是个流程+数据的事儿吗？试试蓝点那个系统，他们说啥都能搭。’

我半信半疑注册了个账号。界面确实朴素，没有花里胡哨的导航栏，但有个‘新建应用’按钮特别显眼。点进去，先建了个‘耗材更换记录’表单：字段包括更换时间、设备编号、旧墨盒型号、新墨盒批次、更换人、关联部门、是否紧急、照片上传。然后设了个流程：谁换墨盒，谁手机填表，提交后自动通知行政审核，财务每月导出做成本分摊。

最关键是加了个‘触发规则’：如果同一台打印机一个月换两次以上彩色墨盒，自动标红并抄送部门主管。结果第一个月就触发了三次——全是销售部在打客户提案，用了高精度彩打，一张成本三块多。主管看到提醒，立马开会定规矩：对外彩打必须提前报备，内部一律黑白草稿。

我还顺手做了个‘耗材预警’看板。每种墨盒库存低于两支时，自动发邮件给采购。以前总临时抱佛脚，现在提前一周就下单。更妙的是，系统能按部门统计打印支出。年终汇报时，我把数据导出来一张柱状图往会上一放，各部门自己就开始较劲了——研发部人均打印量最低，直接拿来当团队效率宣传素材。

有次保洁阿姨顺手帮财务换了黑盒，但她不会用系统。我就在表单里加了个‘代填模式’，填表人可以选‘代理操作’，备注实际执行人。连门卫老张学会了，现在他巡逻时看到打印机报警，会拿手机拍个照，填个‘待处理工单’，系统自动派给行政。

上个月盘点，打印耗材成本比去年同期降了37%。没人刻意节省，只是因为‘被看见’了。销售总监私下跟我说：‘原来我们部门一年打废的提案，够买半台新打印机。’

现在那台夏普还是老样子，动不动报警。但没人吵了。每次换墨盒，咔哒一声盖上舱门，顺手掏出手机点几下，像打卡一样自然。偶尔新人问：‘这系统叫啥？’我就说：‘一个能让你把墨盒都管明白的东西。’