我们公司食堂有个怪现象：每周三下午，饭卡系统总会莫名其妙地‘清空’一部分人的余额。不是所有人，也不是固定的某几个人，而是随机冒出来几个员工喊‘我卡里钱没了’。一开始大家以为是刷卡机故障，后来 IT 查了设备日志，硬件没问题。再后来财务介入，发现这些被清零的人，恰好都赶上了当天的‘餐补发放’。

但问题来了——餐补是往卡里加钱，怎么会变成扣光？

这事最后落到了行政老周头上。他本来不想管，觉得是系统底层逻辑的事，可投诉越来越多，甚至有人怀疑公司偷偷克扣饭补。老周没办法，只好自己动手理流程。

他先列了个清单：

• 餐补发放时间：每周三上午10点
• 发放方式：HR 系统导出名单 → 手动导入食堂卡务系统
• 触发动作：覆盖式写入余额字段

看到最后一项时，老周愣住了。‘覆盖式写入’？也就是说，不是‘余额+餐补金额’，而是直接把整个余额字段替换成一个新数值。那如果某个员工卡里原本有 35 块，这周又没消费，系统就会把他原有的余额忽略，直接写入‘餐补标准额’，比如 50 块——这还算好；但如果他上周充值了 200 块，系统照样只写 50，那剩下的 150 就等于被抹掉了。

更坑的是，这个操作没有回滚机制，也不生成变更记录。出了问题，谁也查不到‘什么时候、为什么、被谁改了’。

老周意识到，这不是技术故障，是流程设计的致命漏洞。而真正麻烦的是，这个流程已经运行了三年，没人质疑过。

他决定不等 IT 排期开发新系统，而是先用最土的办法堵住漏洞：建一张共享表格，每次餐补发放前，先把所有人当前余额备份下来，发放后再比对。一旦发现异常，立刻人工补差额。他还加了一列备注，让收到异常的员工打钩反馈。

没想到，这表格用了两周，问题没解决，反而暴露了更多混乱：有人周三请假没来，也被发了补贴；有人离职了半个月，卡还在发餐补；甚至有实习生用了正式员工的卡号……

老周终于明白，这张表治标不治本。真正的症结在于：多个系统之间没有数据联动，靠人手工搬运，出错只是早晚的事。

他开始琢磨有没有工具能自己搭个轻量流程。之前听同事提过一个叫‘蓝点通用管理系统’的软件，说是不用代码，拖拽就能建表单和流程。他抱着试试看的心态注册了账号。

第一天，他建了三个数据表：员工信息、饭卡账户、餐补发放记录。然后设了两个关联规则：

1. 每周三上午，自动从 HR 系统同步在职人员名单（通过 Excel 导入模板校验）；
2. 发放动作改为‘增量写入’，即‘当前余额 + 本周餐补’，而不是覆盖。

他还加了个小功能：如果某张卡过去七天没刷卡记录，系统会标黄提醒，避免给长期不在岗的人发补贴。

最让他满意的是‘操作留痕’。每次数据变动，系统自动生成一条日志，谁操作的、改了什么、前后值是多少，一目了然。他还设了个自动通知，一旦发现余额异常下降，就邮件提醒管理员。

上线第一周，系统抓出了 6 张‘幽灵饭卡’——全是已离职员工的账户。第二周，财务发现餐补总支出比原来少了 18%，因为终于没再重复发放。

后来 IT 部门过来想接管这个系统，结果一看架构，发现老周居然用自定义公式实现了跨表联动，还设置了审批节点和权限隔离。他们原以为是个临时凑合的玩意儿，结果跑得比他们开发的很多内部系统还稳。

现在，这张‘虚拟工单’已经扩展到了其他场景：行政领办公用品要走流程，保洁换垃圾袋要登记用量，甚至连会议室绿植浇水都有了打卡提醒。谁需要谁创建，谁负责谁审批，规则透明，改动留痕。

前几天，新来的实习生问老周：‘这系统是不是公司专门定制开发的？’

老周笑了笑：‘没有的事，就是个人搭的。你要是想管点啥，也能自己搞一套。’