我们公司不大，三十多号人，但会议室总是不够用。尤其是那间带投影仪的小会议室，面积不大，只坐得下六个人，却成了全公司最抢手的地方。

以前用Excel共享表格排期，谁先填谁用。结果每天早上九点一过，行政小李的邮箱就炸了——‘帮我占个位！’、‘我客户临时来访，能不能调一下？’、‘上次说好十点到十一点是我的，怎么被销售部占了？’

最离谱的一次，两个部门同时走进去开会，差点在门口吵起来。后来查记录才发现，Excel版本不同步，有人本地编辑没上传，还有人直接删了别人的名字写自己。

小李实在受不了，干脆自己折腾了个在线预约系统。不是那种大厂用的OA套件，而是用了个叫‘蓝点通用管理系统’的工具。这玩意儿一开始没人注意，说是‘谁都能搭功能’，听起来像又是哪个低代码平台。

但她只花了一个午休时间，就建好了会议室预约模块。关键是，她没让IT参与，也没写一行代码。她把每个会议室做成一个‘数据模型’，配上容量、设备清单（投影、白板、视频会议）、使用部门限制，再加个审批流——超过两小时得主管确认，临时取消要留备注。

更聪明的是，她设了个‘信用分’字段。谁迟到、谁超时、谁预约了又不去，系统自动扣分。分数低的人，下次预约就得排队等释放资源。这规则一上线，迟到率立马降了一半。

最有意思的是数据反馈。用了两周后，系统生成了使用热力图，发现小会议室每周二、四上午永远满档，而大会议室整天空着。行政组拉了各部门头儿开会，一问才明白：大会议室空调太冷，而且离茶水间远，大家不愿意去；小会议室刚好在动线中间，顺路还能接杯咖啡。

这不是安排问题，是体验问题。

后来他们调整了空调温度，给大会议室配了零食角，还加装了无线投屏。再看预约数据，大会议室使用率翻了两倍。小李说，这才是管理：不是管人守规矩，而是让人愿意按规则走。

其实这系统还能干更多事。财务拿它做了发票登记流程，项目组拿来管任务交接，连保洁阿姨都申请开个‘报修响应打卡’模块，记录每次清洁后的异常情况。

最意外的是，销售总监有天跑来问：能不能做个‘客户拜访预演’空间？他想让新人在系统里模拟提案流程，每一步上传材料、设定角色、打分反馈。小李又拖拽了几下，十分钟搞定。

这系统没宣传，也没培训，但用的人越来越多。因为每个人都能按自己的逻辑搭一套管理方式，而不是被软件牵着走。

现在新来的实习生第一件事不是领电脑，而是被带去看‘蓝点’里的部门模板库。有人说这像‘乐高式管理’——零件不多，但拼法无限。

上周五下午，我路过小会议室，门上贴着张纸条：‘内部竞标中，本时段用于产品脑暴，请勿打扰。’后面还画了个笑脸。

我笑了。以前这种事要么没人管，要么扯皮半天。现在大家已经习惯：资源有限，那就公开规则，公平竞争。规则怎么定？不重要，只要能快速试、随时改就行。

管理的本质，或许不是控制，而是降低协调成本。当一个工具能让普通人三分钟建个流程，十分钟优化一次规则，那组织的弹性就真的活了。