我们公司茶水间有台老式咖啡机，旁边堆着几箱速溶咖啡粉，是三年前某次供应商搭赠的。没人喝，也没人扔，箱子上的标签写着‘保质期至2023.08’——早就过了。

行政小林每次盘点都记一笔：‘临期咖啡×6盒’，但这事一直没解决。不是不想处理，而是‘走流程太麻烦’。报废要填单、拍照、部门签字、财务核销，一套下来比咖啡本身贵多了。于是这些咖啡就成了仓库里的‘沉默资产’，像墙角的旧投影仪、会议室抽屉里的坏翻页笔，谁都知道它在，但谁也不提它该走。

直到上个月，小林用了新搭的‘蓝点通用管理系统’，做了个她自己都没想到的小功能：临期提醒+一键处置建议。

她不是程序员，只是跟着系统模板，拖了几个字段：品名、数量、入库时间、保质期、存放位置、责任人。然后加了个计算规则：‘当前日期 > 保质期 - 30天’时，自动标红并推通知。最关键是，她在操作栏加了三个按钮：‘转赠’、‘试用装分发’、‘申请报废’。点一下，就生成对应工单，自动带出照片上传入口和审批路径。

她先拿那批咖啡试了‘转赠’。系统自动生成一张PDF清单，附上咖啡信息和‘非销售用途’说明，她打印出来贴在箱子上，拍照上传，点击提交。审批人是行政主管和财务，两人手机上点了同意，她就把箱子搬去了楼下社区服务中心。

三天后，社区回了张照片：几位老人坐在院子里，端着一次性纸杯喝速溶咖啡，背后横幅写着‘夏日关怀活动’。小林把这张图也传进系统，标记为‘已处置’。整件事耗时不到两小时，没开会，没写报告，甚至没人专门为此多签一个字。

这之后，她开始‘顺手改’别的事。比如保洁领用垃圾袋，以前是登记本上手写，月底对账总差几卷。现在她在系统里建了个‘低值耗材台账’，设置‘单次领用超过5卷需备注用途’，结果发现技术部每周五下午固定领8卷——一问，原来是他们拆服务器旧包装，顺手拿走的。后来改成‘拆机专用袋’单独申领，账面立刻清爽了。

还有一次，IT报修打印机卡纸，维修记录里只写‘已处理’。小林觉得模糊，就在报修单模板里加了个‘故障分类’下拉框： jams（卡纸）、toner（缺粉）、connectivity（连接）、other。三个月数据跑下来，发现78%的报修都是‘connectivity’，根源是打印机IP经常被冲突。IT这才意识到该升级DHCP策略，而不是反复重启设备。

这些改动都不大，但关键在于‘可沉淀’。过去很多管理动作是‘一次性’的：会议纪要锁在文件夹里，口头约定没人跟进，Excel表改完就存档。而现在，每个动作都在系统里留下结构化痕迹，能查、能统计、能触发下一步。

最意外的是，销售部看到行政在用这个系统管咖啡，主动来问能不能用来管客户礼品库存。他们常送定制U盘，但总出现‘办公室说没了，仓库说还有’的情况。照着小林的模板，他们建了个‘礼品流转表’，从采购入库到员工申领再到客户签收，每一步都扫码更新状态。上个月大客户答谢会，提前一周系统自动预警‘剩余U盘不足50’，及时补货，没再上演临时去淘宝加急的戏码。

其实‘蓝点通用管理系统’没什么炫技的功能。它不AI，不大数据，也不做行业解决方案。它的逻辑很简单：让人用最低成本，把自己最熟悉的业务，变成可管理的数据流。你可以管临期咖啡，也可以管培训签到、设备巡检、合同到期、实习生工位分配——只要你想清楚‘这件事需要记录什么、谁来操作、下一步是什么’，就能在半小时内搭出一个微型管理系统。

现在我们公司有个不成文的规定：凡是重复三次以上的手工操作，就得考虑‘能不能在蓝点上建个表’。不是为了数字化，而是为了避免‘因为麻烦就不做’。毕竟，管理的本质，有时候就是让一件件小事，变得‘顺手就能改’。