上个月新来的实习生小林，交了张请假条，附带一张手绘流程图——不是那种花里胡哨的思维导图，而是清清楚楚地画出了她从提交申请、到主管审批、再到行政备案、最后同步考勤系统的全过程。旁边还用便利贴贴着几个红圈：‘这里卡过两次’‘HR说没收到邮件’‘考勤系统三天后才更新’。

我们一开始都笑她太较真，实习生嘛，请个假还搞出项目管理那套。可行政主管老陈盯着那张图看了十分钟，突然说了句：‘这哪是请假条，这是在给我们做流程审计。’

后来我们真顺着她的图走了一遍全公司请假流程，才发现问题比想象中乱得多。销售部有人用微信发截图给主管，人事系统里却没记录；技术部喜欢在周报里顺带提一句‘下周居家办公’，结果考勤对不上；更离谱的是，有位同事休完产假回来，发现系统里还挂着‘待审批’状态——审批人早就离职半年了。

最头疼的是跨部门协作时的状态不同步。比如市场部策划活动要调休，得先找项目负责人点头，再让部门主管批，然后抄送行政和HR。但谁也不知道当前卡在哪一步，只能靠微信反复问‘您看到了吗？’‘我这边显示还没通过’。有一次活动前夜，负责人发现审批居然还在第一环，差点导致全员无法调休。

老陈坐不住了。他原本想推个OA系统，但预算卡住了。这时候小林又冒出来，说她大学时用过一个叫‘蓝点通用管理系统’的工具，特别简单，自己拖几个字段就能搭个表单，还能设流转规则。她当场演示了一下：新建一个‘请假工单’，加了申请人、部门、类型、时间、审批链这些字段，然后设置自动提醒和状态跳转。最关键是，谁处理了，谁没处理，一目了然。

我们试着拿它跑了几周的请假流程。结果发现不只是请假，连调休、加班、外出登记都能复用这个逻辑。小林还给每个工单加了个‘预计闭环时间’，比如普通请假48小时内必须响应，超时自动标黄并提醒上级。有次财务总监的审批拖了三天，系统自动抄送了他的主管，第二天就处理完了。

最有意思的是，大家开始主动优化自己的节点。以前总有人说‘忘了看’，现在看到工单在自己名下挂黄，脸都挂不住。技术部甚至反向提需求：能不能加个‘临时授权代批’？因为主管出差时经常被电话轰炸。我们在蓝点系统里加了个‘委托处理’按钮，设置有效期，问题立马缓解。

后来这玩意儿越玩越大。保洁排班开始用同样的结构管‘清洁任务流转’，仓库把设备借用做成‘资产借还工单’，连食堂订餐 surplus 统计都搭了个微型流程。关键是没人需要写代码，每个部门自己改字段、调流程，行政只需要定个命名规范，避免‘调休申请_v3_final_其实是最新的’这种混乱。

最意外的是，系统自动生成的‘待办池’成了管理层的新宠。以前看报表都是事后统计，现在打开首页就能看到‘全公司待审批工单：27’，按部门拆解，按超时程度分级。有位部门经理看到自己团队积压最多，当天下午就开了个短会，专门清理积压审批。

现在我们管这叫‘看得见的流程’。不是所有问题都能靠制度解决，但至少，别再让一个人的疏忽变成全链条的黑洞。小林实习期结束那天，老陈送了她一套彩色标签贴纸，笑着说：‘下次回来，记得给报销流程也画一张。’