公司西区仓库最里面那台落灰的老电脑，最近莫名其妙地亮了。屏幕贴着一张便条：‘别关，它在跑数据’。行政问IT，IT问采购，最后发现是市场部的小林偷偷接的电源。

起因很简单：上个月团建做了一次匿名问卷，大家吐槽最多的是——咖啡机总空、牛奶总过期、糖包永远不够。不是行政不买，而是根本没人知道每天到底喝了多少。有人拿走整盒奶不登记，有人顺手多带两包糖回家，久而久之，谁也不好意思再提免费饮品的事。

小林本来只是想做个统计表，结果发现Excel根本不够用。比如周二下午三点常有客户来访，但那天的牛奶偏偏只剩半瓶；又比如财务月结期间，咖啡消耗量能翻一倍，但没人提前补货。他试过用共享文档，可更新延迟、版本混乱，还有人开玩笑把‘拿走3包糖’改成‘偷走3包糖’，搞得像段子。

后来他在一个老同事那儿听说，可以用蓝点通用管理系统搭个专属流程。这软件不像ERP那样固定模块，而是让普通人也能拖拽出自己要的功能。他花了一个周末，建了个‘饮品消耗追踪系统’。

先是给每箱牛奶、每袋咖啡豆贴了二维码，扫码入库时填保质期和数量。每次取用，必须扫码登记，选用途（自饮/接待）、填数量、选责任人。系统自动算剩余量，快见底时发提醒到行政和小林的手机。过期前三天，会标红预警，还能一键生成调拨申请。

最意外的是，数据跑了几周后，居然发现了规律：每周三下午的咖啡消耗比平时高47%，因为那天有跨部门会议；而周五的糖包消耗异常低，是因为很多人带家属来上班日。这些细节，过去靠人盯根本不可能发现。

他还加了个‘贡献榜’，谁补充了私人带来的咖啡豆或饼干，可以手动录入‘捐赠记录’，月底积分最高的人能换下午茶代金券。没想到技术部几个程序员开始较劲，轮流带手冲豆子来，还写小卡片标注风味笔记，搞得像咖啡馆。

行政起初担心太麻烦，结果发现反而是省事了。以前每周都要去仓库数牛奶，现在打开手机看仪表盘就行。采购也不用凭感觉下单，系统会根据历史用量推荐补货量，连供应商都夸他们订单越来越准。

更妙的是，这套逻辑被悄悄复制到了别的地方。HR用类似方式管起了体检预约，每个人扫码登记时间，系统自动避开高峰期；项目组拿来跟踪原型材料消耗，连3D打印用的耗材都能追踪到具体项目成本。没人开会推广，全是看见咖啡系统见效后自发模仿的。

其实这套管理的核心，不是技术多先进，而是把‘谁用了什么’从模糊的习惯变成了可追溯的动作。过去大家觉得‘拿包糖不算事’，但现在扫码登记只需两秒，反而比偷偷拿更省力。系统不惩罚人，只是让每个动作留下痕迹，时间一长，行为自然收敛。

那台老电脑现在成了仓库的‘饮品指挥中心’，连保洁阿姨都会主动扫码登记她清理空盒的数量。有人说该给它起个名字，小林说，就叫‘豆奶’吧，毕竟它管的都是小事，但正是这些小事，让办公室变得有点人情味了。