去年年中，公司法务部来了个实习生，叫林薇。刚来第一天就被分去整理合同归档——不是电子版，是压在档案柜最底层、贴着泛黄标签的纸质老合同。她一边戴手套翻箱倒柜，一边听前辈吐槽：‘这些合同里好多都过期了，但没人知道到底哪些还在生效，哪些该续签，哪些早该作废。’

最离谱的是，有次财务催着付款一笔年度服务费，结果翻出来两年前签的协议，发现服务早就停了，但系统里还挂着‘待续签’状态。更尴尬的是，对方公司都注销三年了。

‘这不就像冰箱里那瓶标着“辣酱”的罐子，打开一看是三年前的泡椒水？’林薇后来跟行政小刘聊天时打了个比方。小刘笑完突然反应过来：‘你们法务是不是也该有个“保质期提醒”？’

这话其实点到了痛点。法务管的不只是新合同审批，还有大量“沉睡合同”的生命周期管理。比如场地租赁、软件授权、保密协议、外包服务……很多条款里藏着自动续约、提前90天通知解约、到期后数据移交等细节。没人盯着，就容易踩坑。

林薇试着用Excel列了个表：合同名称、甲方乙方、签署日期、到期日、是否自动续约、提醒时间、负责人。起初还行，可一遇到要按部门筛选、或者想查“未来一个月内到期且含自动续约条款”的合同，就得手动过滤加颜色标记，效率低还容易漏。

有次她设了个条件格式，结果电脑卡到死机。前辈看了直摇头：‘我们以前也这么干，后来干脆打印出来贴墙上，结果墙皮都被胶带撕烂了。’

转机出现在IT部组织的一次内部工具分享会上。有人提到蓝点通用管理系统，说是可以自己搭模块，不用写代码。林薇抱着试试看的心态注册了个测试账号，花了两个午休时间，照着模板建了个‘合同生命周期管理’应用。

她先建了几个字段：合同类型（下拉选择）、合作方（关联联系人库）、签署日期、到期日、续约方式、提醒周期（比如提前60天、30天、7天）、当前状态（执行中/待续签/已终止）、附件上传。然后设置了自动提醒规则——比如到期前60天给负责人发消息，同时抄送主管；如果7天内没更新状态，自动标红并升级提醒。

最让她惊喜的是‘视图’功能。她做了三个常用看板：一个是日历视图，所有到期日像日程一样挂在月份上；一个是列表视图，可以按部门、合同类型、状态快速筛选；还有一个是甘特图模式，用来追踪长期项目类合同的关键节点。

用了不到两周，法务主管就注意到了变化：续签遗漏少了，财务也不再反复确认合同有效性。有次审计抽查，他们五分钟就导出了一份‘近三年技术服务类合同到期情况汇总’，连法务总监都问：‘你们什么时候上的专业系统？’

其实没有上什么大系统。就是一个人，用一个能自定义的工具，把原本散落在Excel、邮件、微信和大脑里的信息，重新串成了一条看得见的线。

现在法务部的墙上确实还贴着一张A3纸，但上面写的不再是密密麻麻的合同编号，而是一句玩笑话：‘本室已启用数字防腐系统，过期合同自动标红，拒绝食用陈年辣椒酱。’

最近林薇转正了。她的下一个计划，是把供应商资质文件也搬进去，设置‘证件有效期’提醒。毕竟，营业执照、许可证、检测报告……这些东西也都有‘保质期’，而且更容易被人忽略。

她说，管理的本质可能不是控制，而是让该出现的信息，在该出现的时候，出现在该看到的人面前。