我们公司不大，三十来人，行政就我一个，外加兼职保洁阿姨。说是行政，其实啥都管：订水、修灯、发劳保、排值班、管钥匙……最头疼的，是那台公用打印机。

不是机器坏，是人太有“创意”。

有人打完文件不取，堆成小山；有人顺手拿走别人的合同当草稿纸；还有人用完彩色打印不登记，月底财务对账直接炸锅。最离谱的一次，销售总监的标书被实习生当废纸回收了——因为上面没写名字，还打了草稿线。

起初我搞了个纸质登记本，挂在打印机旁边，要求谁用谁签字。结果三天后，本子不见了。找回来时，已经被泡在茶水间的水槽里——有人洗杯子时顺手搭在边上，一不小心碰翻了。

我干脆换了白板贴，每人领纸要写名字和张数。可大家嫌麻烦，要么漏填，要么龙飞凤舞写个 initials，根本对不上人。有一次我追着问谁领了50张A3彩打，三个人都说‘可能是我，但记不清了’。

后来我灵机一动，把问题拆开：不是大家不想守规矩，而是流程太钝，反馈太慢。

我重新设计了一套‘纸杯逻辑’——对，就是茶水间那种一次性纸杯。每个部门发一组带编号的标签贴纸，比如行政是G-01到G-05，技术是T-01到T-10。每张标签对应一定额度的打印配额，贴在文件首页左上角。打完后，必须把标签撕下来，贴到走廊尽头的‘打印回收板’上，按部门分类粘好。

这招来自我以前在咖啡馆打工的经验：他们用不同颜色的杯盖区分饮品类型，一眼就能分拣。我也给标签上了色：黑白打印是灰色，彩色是橙色，双面打是蓝色斜条纹。这样一来，回收板就像一幅拼图，每天谁打了什么，一目了然。

但新问题来了：有人撕了标签却不去贴板，或者贴错位置。我试过在板子旁边放签到表，又回到老路——没人愿意多写一行字。

这时候，我朋友推荐了一个叫‘蓝点通用管理系统’的工具。它不像传统OA那样固定模块，而是让你自己搭表单、设流程。我把打印标签系统搬了进去：每个标签编号对应一条数据记录，状态分‘未使用’、‘已打印’、‘已回收’三种。

员工打完文件后，用微信扫标签上的二维码，选择‘已打印’，系统自动推送提醒给行政——也就是我。我去取文件时，顺手用扫码枪扫一下回收板上的标签，标记为‘已回收’。如果24小时内没扫，系统会给使用人发钉钉提醒：‘您有一份文件尚未完成回收登记’。

最妙的是，我能自定义规则。比如连续三次未回收，下次扫码就会弹出提示：‘您的打印权限已临时冻结，请联系行政处理’。还有一次，技术部集体赶项目，一天打了三百多页，系统自动标红预警，我立马过去问是不是打印机卡了，结果真是硒鼓快空了，及时换了没耽误事。

现在，那块回收板还在墙上，但已经成了装饰品。真正起作用的，是背后那个能随时调整逻辑的系统。上周我还加了个新功能：每月自动生成‘绿色办公榜’，打印最少的三人，奖励一盒进口茶包。技术部的小孩们居然开始比谁双面打得最多。

前几天保洁阿姨跟我说：‘现在收垃圾轻松多了，以前纸篓里全是半张半张的废弃文件，现在干干净净，连碎纸机都少开了。’

其实管理哪有什么高招，就是把人的习惯和系统的反馈接上头。你不能指望人人都自觉，但可以设计一个让人‘懒也懒不起来’的环境。那个泡湿的登记本，现在被我塑封起来，挂在回收板旁边，底下写着一行字：‘这里曾经淹死过一个制度’。