上周三下午，IT部小陈交接完最后一台笔记本的登录密码，拎着纸箱走了。没两天，运维组就发现——有4个日常巡检脚本跑不通了。

不是报错，是‘静默失效’：脚本照常执行、日志也写满，但生成的报表里缺了关键字段。排查两小时，才在共享盘一个叫‘旧版_勿删_2022备份’的文件夹里，翻出一份被覆盖过三次的Excel说明文档，里面用红色批注写着：‘字段名已改，新接口返回值含base64加密，请调用前解密’。

没人记得这事。连当时参与改造的两位同事，一个转岗去了数据中台，另一个上个月刚休产假。

这让我想起去年帮法务部搭知识库时，他们提的一个怪要求：‘能不能让文档自己提醒我们它快不靠谱了？’

当时我愣了一下。后来查资料才知道，认知心理学里真有‘遗忘衰减曲线’（Ebbinghaus Forgetting Curve）——人对新信息的记忆保留率，在20分钟后只剩58%，1小时后44%，一天后只剩33%。而组织知识的衰减，比个人记忆更狠：它不单靠时间，还叠加人员流动、系统迭代、术语变更、权限调整……

我们试着把这种‘衰减感’量化出来。

比如，一份《XX系统权限申请SOP》：

• 最后一次被打开编辑：2023年11月（-12分）
• 近3个月无流程引用记录（-8分）
• 原作者已离职（-15分）
• 所涉系统UI已在2024年Q2升级（-20分）
• 文档内截图仍为旧版界面（-10分）

加起来，总衰减分达-65。按规则，≥-50即触发‘黄灯预警’，自动推送给部门知识管理员，并附带一条建议：‘请确认是否需重录视频指引，或标记为‘历史参考，慎用’’。

试运行一个月，法务部清理了19份‘僵尸文档’，重写了7份核心指引；采购部则发现，3份供应商准入检查表因未同步最新《反商业贿赂条款》，自动标红并冻结了相关流程入口——直到修订完成。

有意思的是，这个‘遗忘衰减系数’没法靠人工打分。它得依赖真实行为数据：谁点开过、谁在流程里调用了它、它关联的系统API是否还在响应、它的附件截图是否还能在当前页面上找到对应元素……

我们用蓝点通用管理系统搭了这个模块。不是因为它多炫，而是它允许我们用拖拽方式定义这些衰减维度——比如‘原作者在职状态’，直接对接HR系统的员工异动接口；‘截图时效性’，用OCR比对文档内嵌图与当前生产环境页面DOM结构相似度；甚至‘术语新鲜度’，接入内部词典API，扫描文档里‘云服务’是否已被‘算力资源池’替代。

最意外的收获，是它改变了大家更新知识的习惯。以前改完文档，顶多发个邮件通知；现在会下意识想：‘我这次修改，能拉高它的衰减分多少？’——有人甚至开始给修订备注加tag，比如‘#修复字段加密逻辑 #同步新版UI截图’，因为每条有效tag都能+2分，帮文档‘续命’。

上周五，行政部提交了一份新文档《茶水间咖啡机清洁SOP》，上传5分钟后，系统弹出提示：‘检测到设备型号变更（旧：Breville BES870 → 新：BES875），建议更新第3步操作图示’。提交人回了句：‘……我昨天刚拍的照，还没来得及传。’

原来，那台咖啡机上周四刚换新，维修工扫了设备二维码登记，数据自动同步到了资产库——而SOP模板里，早就埋好了‘设备型号’这个衰减因子。

知识不会自然沉淀，它像牛奶，得有人盯着保质期。