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信息管理已成为任何组织未来寻求证明其业务模式的基本做法。因此,制定最有效的(IM)信息管理战略应是企业的最高优先事项,明确规定如何在适当的时间向适当的人提供正确的信息。

制定有效的信息管理战略需要确定组织目标、确定作用、利用现有系统和技术、制定信息收集、储存和销毁政策、监测信息如何通过不同当事方流动。

信息管理战略的目的是帮助各组织有效地管理其信息,以确保其准确性、可获取性和安全性。它有助于确定信息如何进出的整体办法。

如果没有明确的即时信息管理战略,员工将发现难以获取和分享信息,导致生产力下降,错过机会,决策不知情。

在本文中,我们将讨论什么是信息管理战略,为什么重要,以及如何为贵公司制定理想的计划。

什么是信息管理战略?

一项信息管理战略确定了管理整个系统信息的框架。 生命循环 .它描述了关于如何在内部和外部各方之间收集、储存和分享信息的政策,并明确界定了作用和 管理信息的责任 .

谁应该在组织内部创建即时信息管理战略?

制定即时信息管理战略的责任通常由组织内部的高级管理层或行政领导承担。这是因为有效的战略需要对一个组织的目标、业务和信息需求有一个全面的了解。

根据我以往的经验,高级管理人员的参与至关重要,因为他们需要参与分配适当的资源,由他们负责执行控制信息收集、储存和销毁的政策和程序。

为什么即时信息管理战略很重要?

即时信息管理战略很重要,因为它通过确保信息的集中、相关、更新和准确,帮助组织充分利用信息。有了有效的战略,各组织可以作出明智的决定,提高效率,减少风险。

以下是最大的好处:

1-提高生产率

当员工在需要时可以快速地访问信息时,对信息进行适当的管理,这有助于他们有更多的时间来完成更创新的任务。

你知不知道 麦肯锡 ,雇员消费  每天1.8小时----每周9.3小时, 平均而言----搜寻和收集信息。

2-提高效率

各种规模的企业都在寻找通过自动化重复任务来提高运营效率的方法。如果你不同意的话 所有信息都是 散布在不同的地方。

有效的路线图将确保信息以集中的方式存储,所有可用的系统都可以在需要时访问它。

3-作出更知情的决定

当信息准确并得到妥善维护时,高级管理人员将能够作出将对其业务结果产生积极影响的业务决定。路线图的重要性之一是为所有用户保持高质量的信息。

4.更好地遵守

每个企业,不论规模或部门,都在一个受监管的环境中经营,在这种环境中,有关信息的使用和存储的法律和条例必须始终得到遵守。一个成功的计划将使你的公司跟上最新的变化,并确保它完全符合所有适用的法规。

创造完美策略的步骤

为了为您的组织制定最适合的IM策略,您需要遵循这些步骤。

1.确定组织目标

在协助企业制定信息管理战略时,我们采取的第一步是确定其目标。你将能够将你自己与你的愿景联系起来,并通过回答他们关于为什么要启动这项工作的问题来理解他们想要解决的问题。

2.评估现状

第二步是评估现有程序的效率。此外,您应该与每个部门的关键利益攸关方会面,了解他们是如何使用信息的,以及当前面临的挑战是什么。

此外,您将识别使用的不同工具和技术,并识别可能危及实现计划的遗留应用程序。

3.确定信息资产并确定其优先次序

这一步涉及到理解一切 信息类型 包括结构化数据(数据库、电子表格)和非结构化数据(电子邮件、文件)的组织内部。当身份识别阶段完成时,您必须确定需要作为第一优先级处理的最重要资产。

根据我的经验,优先级通常受信息的敏感性、信息对业务持续性的重要性以及使用频率的影响。

4.制定计划

计划应概述政策、程序和 指引 有效管理组织信息资产的必要条件。

它还应涵盖不同方面,包括 信息治理 ,数据质素、数据安全、数据保留及数据私隐。

5.实施信息管理战略

在这个阶段,你的职责是实施行动计划,包括培训员工,实施所需的技术,以及监督员工遵守战略的每一部分的情况。

通常在大型组织中,高级管理人员通过密切监测信息的使用和存储,收集反馈,并在必要时提出修改建议,来分配关键资源来处理实施阶段。

6.不断评估和改进

建立完善的信息管理战略的最后一个阶段是继续评估这一进程,并根据以前收集的反馈意见提出改进建议。

我们通常建议为每两周召开一次会议分配资源,以便在需要时分享调查结果和更新文件。

结论

有效的信息管理(IM)战略是任何希望最大限度地利用其信息资产来推动创新、改进交付和可访问性的组织的一个非常关键的要素。