上周三下午，财务部小陈在钉钉群里发了张截图：一张报销单，附件名是‘发票.jpg’‘发票(1).jpg’‘发票最终版.jpg’‘发票-真的最终版.jpg’‘发票-别动这个！.pdf’——六份文件，其中三份是同一张增值税专用发票的扫描件，另两份是不同日期的出租车票，还有一份是微信支付截图，但收款方写的是‘隔壁王师傅修水管’。

没人笑。因为这已经是我们部门今年第17次看到类似情况。

起初大家以为是新人手生，后来发现，老员工也这么干。市场部总监上个月报差旅，附件里夹着一张‘2023年Q3团建合影（横屏）.jpg’，而行政同事顺手点开后，发现照片角落露出半截报销单打印稿——那张单子其实早被退回重填三次了。

我们开始琢磨：为什么一个看似最基础的附件命名，会持续成为流程断点？

不是没人提醒。IT发过《附件上传规范》，行政贴过《报销避坑指南》小卡片，甚至HR在入职培训PPT第42页用红框标出‘请勿使用‘发票.jpg’作为文件名’。但效果和往咖啡机旁贴‘节约用水’标语差不多——看得见，忘得快。

直到上个月，我们试着把这件事‘反向工程’了一下：不教人怎么命名，而是先搞清楚他们为什么非得这么命名。

我们悄悄调取了蓝点通用管理系统里近三个月的报销流程日志（没看内容，只看行为路径）。发现一个规律：82%的‘发票.jpg’类附件，都出现在‘手机拍照→微信传给自己→电脑下载→拖进系统’这个链路里。而所有用‘发票_20240517_高铁G1023_王磊.jpg’这种格式的，91%来自直接用蓝点App拍照上传——因为App拍照后自动带时间戳+OCR识别关键字段，再弹出命名建议框，还能一键插入到当前单据的附件栏。

更有趣的是，我们让三位新员工分别走两套流程：A组用旧系统上传，B组用蓝点App。三天后回收‘首次独立完成报销’的耗时数据：A组平均27分钟，B组平均6分42秒；A组有两人因附件命名被退回，B组零退回——但B组里有个实习生偷偷告诉我：‘不是不会错，是App弹窗太烦了，我宁可多按两下，也不想听它说‘检测到模糊图片，建议重拍’。’

原来，命名混乱从来不是态度问题，而是工具链在默许混沌。当上传动作本身需要跨三个APP、手动改名、再切回浏览器粘贴，人脑的短期记忆早就在‘微信聊天框’和‘Chrome标签页’之间掉线了。

后来我们做了个微小改动：在蓝点系统里给报销单加了个‘命名助手’插件——不是强制规范，而是当你拖入‘发票.jpg’时，它不动声色地在旁边浮出一行小字：‘检测到常见命名，是否生成标准名？[沪-王磊-20240517-高铁]’。点一下，就自动重命名并替换。不拦截，不报错，不弹警告框。

结果呢？第二周起，‘发票.jpg’类附件下降了63%。更意外的是，采购部借用了这个插件逻辑，用在供应商交货单的PDF命名上，连带着他们验收环节的返工率降了11%。

现在新员工入职，我们不再发《命名规范》，而是发一个蓝点App的快捷方式，和一句话：‘你拍完照，它会自己想名字。你要是不同意，它就乖乖等你敲键盘——但它记得你上次同意的是哪个格式。’

上周五，那个曾上传‘别动这个！.pdf’的销售同事，在群里发了张新截图：附件名是‘报销_深-李薇-20240522_客户拜访_含餐补_已核验.jpg’。底下有人回：‘这命名，比我的简历还规整。’

他回了个狗头表情，又补一句：‘不是我写的，是它帮我写的。’