上周三早上九点十七分，小陈端着空杯子站在茶水间，盯着咖啡机发呆。机器面板上贴着一张手写便签：‘浓缩液只剩1/4，谁喝的请自觉补货！——行政部（泪目）’。

这已经不是第一次了。我们部门那台意式咖啡机，是去年团建抽奖的战利品，附赠一箱浓缩液、两包挂耳和一本《家庭咖啡入门》。结果书没人翻，挂耳过期了三包，浓缩液却总在周二、周四和周五下午三点准时见底——而行政部只采购了一次，量够撑两个月。

起初我们怀疑是技术部夜猫子加班偷喝，后来发现市场部实习生也常在十点半溜进来按‘Ristretto’键；再后来，连财务总监都承认：‘我就是喜欢那口苦劲儿，但真没注意瓶子空了……’

问题不在人懒，而在‘责任不可见’。谁用了？用了多少？该谁补？补了没？这些信息全靠口头约定和良心驱动——而良心，在咖啡因面前，真的不太稳定。

我们试过三种办法：

第一种，贴打卡表。每人每次用完打钩。三天后，表格上出现三个‘张工’、两个‘李老师’，还有一行龙飞凤舞的‘√√√（喝爽了）’。没人认领，也没人更新。

第二种，换带计数器的咖啡机。预算批下来那天，IT同事默默查了下参数，说：‘这机器能记杯数，但不区分浓缩/美式/热奶泡，更不会自动发邮件问您为啥连续三天点了五杯单份萃取……’

第三种，也是最后落地的——我们没买新硬件，而是打开蓝点通用管理系统，新建了一个叫‘咖啡机物资流转’的轻应用。

整个过程花了不到四十分钟：

• 用表单模块搭了个‘借用登记’页面，字段就四个：姓名、部门、取用类型（浓缩液/糖浆/鲜奶）、预估用量（滴管刻度：1/4瓶 / 半瓶 / 全瓶）；
• 开启‘提交即触发’，自动给对应人发企业微信提醒：‘您登记的半瓶浓缩液已生效，请于48小时内补货至储物柜B2格，拍照上传凭证’；
• 再加个看板视图，实时显示‘当前库存：浓缩液 ×0.65瓶｜糖浆 ×2.3瓶｜鲜奶 ×1盒’，底部红字标注‘距最低库存阈值还剩0.15瓶’；
• 最后，把二维码打印出来，贴在咖啡机右侧面板上——比原来那张手写便签还小一圈。

头两天没人扫。直到周三中午，运营组小杨扫码登记‘1/4瓶浓缩液’后，手机立刻弹出一条带照片上传入口的待办。她顺手拍了张刚放进去的新瓶子，系统自动归档，库存数字跳成了‘0.9’。

奇妙的是，从那天起，‘补货’开始变成一种微小的仪式感。有人补完会多拍一张咖啡机亮灯的照片；技术部老赵甚至自己加了个‘备注’字段，写：‘补的是进口款，风味更醇，已试喝认证’。

最意外的收获是数据沉淀：运行三周后，我们导出记录发现——真正高频使用者只有7人（占全员12%），但消耗了68%的浓缩液；而所谓‘偷喝’，其实92%发生在下午2:30–3:15之间，和项目站会结束时间高度重合。于是我们干脆在那个时段提前备好两瓶开盖的，贴上‘站会特供·免登记’标签。

现在那张手写便签早就撕了。咖啡机旁边挂着个亚克力小牌，上面印着一行字：‘本机无监控，但有记录；不防人，只帮人记得住自己答应过的事。’

其实哪有什么管理难题，不过是把模糊的‘应该’，换成清晰的‘谁在何时做了什么’。而工具的价值，从来不是代替人做判断，而是让人少花力气记住规则，多留点心力去关心——比如，今天谁又偷偷调高了奶泡浓度？

（对了，上周五下班前，我看见实习生小林在蓝点后台悄悄新建了个‘咖啡渣回收登记’表单，字段里写着：‘取用日期｜重量（g）｜用途（堆肥/除味/手作）｜是否愿意分享配方？’）