上周三下午，市场部小张在3号会议室讲完Q3方案，顺手把那支深蓝色白板笔扔进了桌角的笔筒——结果发现，笔筒里躺着7支同款、5支不同色、全部没墨水的笔。他随手摇了摇，咔哒咔哒，像一串微型风铃。

没人记得谁换过笔芯，也没人知道哪支是上个月采购的，哪支是去年团建发的赠品。行政同事老陈翻出耗材领用记录表，Excel里只有一行：‘白板笔×20，2023.08.12，已签收’。再往下，空白。

这事听起来滑稽，但真卡住了流程：上月采购申请被财务退回两次，理由是‘未说明单支笔预计使用周期’；IT想给每支笔贴NFC标签做扫码登记，被行政总监一句‘你打算让员工扫完笔再开会？’按回去了；最后，大家决定不搞大动作，就试试——给白板笔设个‘退休年龄’。

我们没买新系统，也没拉会立项。只是打开蓝点通用管理系统，新建了一个叫‘办公耗材生命周期’的模块。字段很简单：

• 品类（下拉：白板笔/荧光笔/订书钉/电池…）
• 领用人（关联OA工号）
• 领用日期
• 预计寿命（天数，白板笔填30，AA电池填180）
• 实际停用标记（勾选框+备注原因）

关键在‘自动提醒’：当某支笔的领用时间满28天，系统悄悄给领用人和行政专员各发一条站内信：‘您领用的#B203-蓝-0812 白板笔即将‘退休’，请确认是否续用或归还’。

头两周，提醒石沉大海。第三周，小张回了一条：‘它早干了，我拿红笔在笔身上画了个叉，现在它挂在我工位隔板上当装饰’。老陈乐了，顺手在系统里点了‘实际停用’，备注写：‘转岗为精神图腾，物理寿命终结，文化价值续存’。

更意外的是连锁反应。销售部看到提醒后，主动提交了《会议室耗材自检SOP》草稿：每次会议结束前3分钟，主持人检查白板笔状态并拍照上传；行政每月导出‘超龄未退’清单，重点跟进高频使用者——原来市场部平均22天换一支，而法务部一支能撑47天，靠的是‘双色共用+笔帽反扣防挥发’土办法。

后来我们悄悄加了个小功能：在耗材列表页，点击任意品类，自动聚合出‘最长寿个体’和‘最短命个体’。上月冠军是行政助理小林领的那支绿色荧光笔，服役69天，她解释说：‘我把它插进绿萝水培瓶里养着，墨囊居然缓释了’。

这当然不是什么高精尖管理，但比贴‘请节约用笔’标语管用。因为系统没要求人改变习惯，只是轻轻托住那个容易被忽略的‘临界点’：一支笔什么时候该被看见、被评估、被替换。

现在，全公司白板笔平均寿命从19天拉到34天，采购频次降了41%。更微妙的是，大家开始自发给别的东西设‘退休年龄’：前台把绿植浇水记录接进系统，设‘土壤湿度＜30%即触发补水提醒’；IT给备用键盘设了‘连续72小时未连接即自动报备闲置’；连茶水间的咖啡机滤芯，都出现了手写的便利贴：‘此芯生于2024.05.11，寿限90日，到期请交予老陈’。

管理未必总要解决大问题。有时候，它只是帮一支干掉的马克笔，体面地谢幕。