上周三下午三点，行政部小陈在整理共享盘时，点开一个叫‘2021_Q3_跨部门协同会’的文件夹——里面躺着17份命名相似、修改时间横跨三个月的会议纪要，最新一份的最后编辑时间是2021年9月22日14:03。她顺手右键‘属性’，发现其中12份自创建以来，访问次数为0。

这不是孤例。我们后来抽样查了5个常用协作目录，平均每个目录里有34%的文档‘活而不阅’：它们被创建、被命名、被归类，甚至被抄送过全员，但再没被打开过一次。最夸张的是‘2020年度供应商评估初稿（终版V3-最终确认）.pdf’，它在‘待归档’子目录里静静躺了1092天，连缩略图都泛灰了。

问题不在人懒，而在管理动作的‘惯性残影’——会议一结束，纪要发完，流程就算走完；没人规定‘这份纪要什么时候该退休’，也没人负责给它办个手续。结果就是，知识资产没沉淀，反而成了信息淤泥。

我们试过人工清理：行政部排班，每人每周扫一个目录，打钩、删、备份、写说明……坚持了三周，清理了43份，新增了61份。因为新会议照开，新纪要照发，旧规则不改，人力永远追不上生成速度。

转机出现在IT同事老张调休前顺手帮我们搭了个蓝点通用管理系统里的‘纪要生命周期看板’。他没写代码，只是拖拽配置了三条规则：

1. 自动识别：所有标题含‘纪要’‘会议记录’‘决议’且格式为PDF/DOCX的文件，自动打上‘会议类’标签；
2. 自动冻结：发布满90天未被任何人在系统内点击打开，进入‘静默观察期’（文件仍可查，但不再出现在搜索热词推荐中）；
3. 自动归档：静默满30天后，自动移入‘历史纪要库’，并生成一条带时间戳的归档日志，抄送会议发起人和行政负责人——附一句：“您于2023年5月12日主持的‘CRM系统上线协调会’纪要已完成归档，如需调阅，请点击此处。”

上线第一周，系统自动标记了87份待观察纪要；第二周，62份进入静默期；第三周，39份完成归档。我们没开一次会，没发一封邮件，没催一个人，但共享盘里那个‘会议纪要’文件夹的体积缩小了22%，而且——重点来了——同事们开始主动给新纪要加一句话摘要，因为系统会在归档提醒里把这句话原样带上，变成检索关键词。

更意外的是，法务部看到这个规则后，立刻复制粘贴，做了个‘合同审批附件生命周期流’；市场部则悄悄改了规则，把‘静默期’从30天缩短到7天，因为他们发现活动方案一旦超一周没被查看，基本等于作废。

现在，行政部每月1号上午十点，会举行5分钟‘数字遗嘱仪式’：打开归档日志，念出当月自动归档的纪要清单，然后集体按一次回车——不是删除，是确认它们完成了自己的使命。有人觉得矫情，但上个月，我们真从‘历史纪要库’里捞回了一份2022年关于打印机维保条款的会议记录，帮采购谈下了额外18个月延保。那一刻大家才懂：让文档‘死得明白’，是为了让它‘活得有用’。

对了，那场葬礼没烧纸，只在系统里点了个‘归档完成’按钮。但小陈说，她第一次觉得，自己不是在整理文件，是在照料一段段曾经真实运转过的组织记忆。