上周三下午三点零七分，我点开公司共享盘里那个叫‘01_会议纪要_历史存档’的文件夹，右键选中第218个PDF——《2021Q3跨部门协作机制优化研讨会（终版V3-修订稿-最终确认）》，按下了Delete。

没有弹窗，没有二次确认。它直接进了回收站，像一滴水落进干沙里。

这不是冲动。是蓝点系统里跑完第七轮自动归档规则后的‘合法清除’。

事情起因很琐碎：上个月整理会议室预约表时，发现有三场‘已结束’会议在系统里显示‘待纪要上传’，而实际纪要早在2022年就发过邮件。我顺手搜了下关键词‘会议纪要’，结果跳出472个文件——其中218份创建时间早于2021年10月，且最近一次打开记录是‘从未访问’。

它们安静地躺在共享盘深处，标题越来越长，版本号越来越玄学，连文件名里的括号都开始嵌套三层：《XX项目启动会（初稿-供审阅-勿外传-V2.1-final-最终版）.pdf》。没人敢删，怕哪天老板突然问起‘上次说的流程闭环怎么落地的’，然后所有人翻箱倒柜、互相甩锅、最后从某位已离职同事的私人网盘里扒出一份带批注的扫描件。

我们试过人工清理。行政小张花了两天，挨个点开、判断、备注、归档。第三天她端着咖啡杯站在打印机旁喃喃自语：‘这哪是整理纪要，这是给电子文物做碳十四检测。’

后来我们换了个思路：不靠人记，靠规则判。

在蓝点里建了个‘纪要生命周期看板’，只设三个字段：会议日期、纪要上传时间、最近查阅时间。再加一条自动规则：‘若会议日期距今＞1095天（三年），且最近查阅时间为空或早于会议日期+90天，则自动移入【待归档审查】状态，并推送提醒给会议发起人+行政负责人’。

规则上线后第一周，系统标出218条。我们开了个15分钟的‘数字追悼会’：不念悼词，只逐条核对——有没有被其他流程引用？是否涉及未关闭的Action项？有没有法务/合规要求必须保留？

结果发现，192份纯属冗余；14份虽旧但仍有参考价值，打上‘历史基线文档’标签，转入加密只读库；剩下12份关联着未结项，系统自动反向生成待办，推给对应负责人补动作。

最意外的是，这个动作倒逼出一个隐藏问题：原来有7个常设小组，从不产出正式纪要，只靠微信群语音同步。我们顺势用蓝点搭了个极简模板：勾选议题、填3个结论、上传1张白板照片，自动合成一页PDF并归档。现在这些小组的纪要平均生成时长从‘不定期’缩到‘会后22分钟内’。

有人问，非得用蓝点吗？我们试过用NAS自带的归档插件，但它只能按时间一刀切；也试过Excel+VBA，结果规则一改就得找IT重跑脚本；还试过某SaaS文档工具的‘智能过期提醒’，可惜它只认‘创建时间’，不认‘业务时效性’——一份2023年写的《AI工具使用守则》至今有效，但系统把它和2021年的《钉钉审批流调整说明》一起划进了‘可删’名单。

蓝点的特别之处在于，它不预设‘什么是会议纪要’，也不打包‘标准归档流程’。你定义字段，它执行逻辑；你调校阈值，它实时反馈。就像把行政同事脑子里那套‘这个该留、那个可删、这个得喊法务看看’的经验，悄悄翻译成了机器能懂的if-else。

现在，那个‘01_会议纪要_历史存档’文件夹里，只剩127个文件。名字干净了，括号少了，版本号回归阿拉伯数字。上周五，新来的实习生第一次独立归档会议纪要，她上传完，系统弹出一行小字：‘✅ 已归档至【2024Q3-运营复盘】，72小时后若无查阅将自动压缩’。

她抬头问我：‘姐，压缩是删掉吗？’

我说：‘不是。是把它折成一张纸，放进抽屉最底层——但抽屉有编号，钥匙在你手里。’