上周三下午，法务催我要一份去年10月签的《外包服务补充协议》扫描件——不是合同正文，是带红章、有骑缝章、页脚标了‘与原件一致’的那版。我翻了共享盘、查了OA归档、甚至问了上一任行政同事微信聊天记录，最后在钉钉群一个被折叠的‘2023-10-18盖章备份（终版？）.pdf’里找到它。括号里的问号，至今没删。

这不是孤例。我们公司用的是老派归档逻辑：按年份建文件夹 → 按部门建子文件夹 → 丢进去，起个大致名字，比如‘采购合同_2023’。但同一份合同，可能有：

• 法务初审版（无章，带批注）
• 供应商签字版（无我方章）
• 盖完章扫描版（A4横扫，分辨率模糊）
• 加盖骑缝章后重扫版（带‘与原件一致’水印）
• 归档系统自动转存的OCR文本版（搜索友好，但缺章）

五份文件，名字都叫‘外包服务补充协议_v2.3_final.pdf’，连修改时间都只差23分钟。

真正麻烦的不是找，是‘不敢删’。谁敢删掉那个‘final（？）’？万一审计要查原始盖章痕迹呢？于是所有版本全留着，三年下来，光‘采购合同’文件夹就占了127GB，其中83%是重复率超60%的PDF变体。

转机来自一次意外：IT帮财务搭报销单时，顺手在蓝点里建了个‘合同用印登记表’，字段很简单：合同编号、签订日期、用印类型（公章/合同章/法人章）、用印页码、扫描件上传、‘是否为最终归档版’（单选：是 / 否 / 待确认）。关键是——他们给每条记录加了‘关联文件’字段，支持直接拖拽上传多个PDF，并给每个附件打标签：‘签字页’‘骑缝章页’‘全文扫描（高清）’‘OCR文本’。

我们行政部瞄见了，悄悄照搬过去，但做了个小改动：把‘是否为最终归档版’换成‘版本权威性等级’（1-5星），并加了一条规则：只有5星记录，才允许导出‘归档专用PDF包’——这个包会自动合并指定页码、插入统一水印、生成带哈希值的校验页。

现在，查一份合同，不用翻文件夹。输入编号，出来一条记录，下面清清楚楚列着： ✅ 2023-10-18 15:22｜公章+骑缝章｜5星｜附件：全文扫描（高清）+ 骑缝章特写 + 校验页 ⚠️ 2023-10-17 11:03｜仅签字｜2星｜附件：签字页（无章）

更妙的是‘版本追溯’功能。点开任意一个PDF附件，右下角自动显示它所属的记录ID、创建人、关联的用印审批单号——相当于给每个文件碎片打了DNA标签。

上个月审计来查，我打开蓝点，输‘CT-2023-087’，3秒调出5星归档包，连同它的全部‘身世’：哪天审批、谁盖的章、扫描仪型号、甚至当时扫描员备注的‘第3页边缘有折痕，已补拍’。审计老师翻到校验页，扫了哈希码，抬头说：‘这比我们看的很多上市公司的归档还干净。’

其实没用什么黑科技。就是把平时写在便签纸上的‘这份是真章版！别动！’，变成了结构化字段；把‘好像盖过章但记不清了’，变成了可筛选的星级；把‘反正都留着吧’，变成了带强制校验的归档动作。

现在新来的实习生，第一天培训不是教怎么命名文件，而是学怎么填‘版本权威性等级’——她管这叫‘给PDF发身份证’。

对了，蓝点本身不卖模板。那个‘合同用印登记表’，是我们自己拖拽建的，字段名、选项、权限、水印样式……全在界面上点点改改。唯一没改的，是它默认给每个附件生成的唯一哈希值——这点，我们试过别的工具，要么得写脚本，要么藏在后台日志里找不到。而在蓝点，它就明晃晃印在导出包的第一页右下角，像一枚电子骑缝章。