行政部小张的抽屉第三格，常年压着一张A4纸，边角卷了毛，上面用荧光笔标着‘2023Q4茶歇超支预警线’。不是财务报表，也不是采购清单，而是一张手绘的‘茶歇分摊速查表’——横轴是部门，纵轴是会议类型（例会/评审/临时碰头），格子里填着‘每人每小时标准杯数×单价×时长’，右下角还贴了张便签：‘技术部周三下午的站立会，不配茶，只供水，水杯已编号’。

这事起因挺琐碎：上季度行政报销单里，光咖啡豆就买了7次，有三次是同一天同一楼层不同会议室。财务问：‘你们开的是咖啡发布会？’行政主管老陈没急着解释，先拉出过去半年所有茶歇申请单，在Excel里筛出重复时段、重叠区域、高频缺席者——结果发现，62%的茶歇申请根本没人喝完，35%的牛奶过期扔掉前还在系统里显示‘待领用’。

后来我们在蓝点里搭了个叫‘茶歇账本’的小应用。不是什么高大上的预算系统，就是三张表联动：第一张是‘会议登记表’，填时间、地点、人数、是否含茶歇；第二张是‘茶歇配置单’，选套餐（基础款/升级款/过敏友好版），自动带出预估成本；第三张是‘实际消耗快照’，会后由行政同事拍张照片上传，系统自动比对‘应发’和‘实拍’，差额超过15%就标黄提醒。

最意外的是‘分摊逻辑开关’。比如法务部坚持‘评审会必须现磨咖啡’，但人力部觉得‘周例会茶包足矣’，我们就把分摊规则做成可勾选项：按参会人数？按部门预算占比？还是按上次茶歇剩余库存折价抵扣？上个月市场部办客户沙龙，系统自动从他们上季度积攒的‘茶歇积分’里扣了87元，连报销流程都省了。

其实茶歇本身不值钱，值钱的是那个‘谁说了算’的隐形权力。以前老为‘要不要加奶’争两小时，现在打开蓝点看一眼实时分摊热力图——销售部上周人均消耗2.3杯拿铁，行政部才0.7杯花茶，数据一摆，谁好意思再提‘统一标准’？

前两天保洁阿姨悄悄说：‘现在收杯子，十次有八次杯底贴着小纸条，写‘已扫码核销’。我扫一下，手机‘滴’一声，就知道这杯算进哪个项目了。’

我们没做数字化转型，只是把行政抽屉里那张卷边的A4纸，变成了会自己更新、会吵架、会记仇的活表格。