上周三下午四点，行政小陈蹲在茶水间门口，一手攥着半张皱巴巴的A4纸，一手捏着圆珠笔，额头抵着冰凉的不锈钢门框——那是她刚从三个部门收回来的第三版‘本周临时工排班表’。纸面上，‘张姐（保洁）→周二上午9:00-12:00（3F东区）’被红笔划掉，旁边补了‘已调至4F，因3F消杀’；‘李哥（搬运）→周四全天’下面压着一张便签：‘李哥父亲住院，换王姐顶班，但王姐没考过叉车证，不能进仓库’；最底下还粘着一小块胶带，掀开是另一行铅笔字：‘周五下午取消——客户参观改期’。

这不是排班，这是考古现场。

我们公司有27个常驻外包岗位，覆盖保洁、安保、搬运、前台支援、设备巡检辅助等，全靠5个行政同事手写+微信接龙+Excel来回发+打印张贴来维系。临时工流动性大，资质不一，任务地点常变，而审批链又得穿插HR备案、部门负责人确认、安全员签字——光是‘谁能在哪干’这个前提，就得核对三遍：有没有有效健康证？是否完成当月消防培训？叉车/高空作业证是否在有效期内？

去年底出了个小事故：一位临时搬运工被安排进危化品暂存间协助整理，结果查证时发现他上个月的危化品接触培训记录早过期了两天。没人故意放行，只是排班表上没留字段记这个，纸质台账翻到第7页才找到培训截止日，而当时排班单已经贴在仓库门上了。

后来我们试过几个办法：

• 换成共享Excel？问题来了——‘叉车证有效期’列被误删过两次，一次是自动筛选时误操作，一次是某人复制粘贴时把整行格式崩了；
• 上过一个SaaS排班系统，功能很炫，能自动排班、发短信提醒，但它只认‘人’和‘时间’，不认‘人+资质+场景+物理约束’。比如它不知道‘B栋负一层冷库区’必须配防滑靴+低温作业证，也不知道‘接待VIP客户’那天，前台支援岗必须持普通话二级甲等以上证书——这些都不是标准字段，没法勾选，只能塞进备注栏，然后被所有人忽略。

转机出现在上个月。IT老周在钉钉群里甩了个链接，说‘试试这个，不用求人开发，你自己画个表，再拖两个条件进去，它就懂了’。我们点进去，新建了一个叫‘临时工上岗校验单’的表单，字段随手加：姓名、工种、所属外包公司、健康证编号及到期日、近3个月培训记录（多选：消防/危化品/叉车/高空/防滑靴穿戴…）、可服务楼层、禁入区域（下拉多选）、当前排班状态。接着，在‘提交’按钮上加了个钩子：如果‘服务楼层’含‘负一层’且‘培训记录’未勾选‘防滑靴穿戴’，系统直接拦住，弹窗提示：‘该人员暂不可排入负一层，请补训或更换人选’。

更妙的是‘动态权限’。我们给每个外包公司管理员开了个子账号，他们能填自己员工的资质，但看不到别人公司的数据；部门主管只能看到本部门排班视图，并且——当他想把‘李哥’排进‘危化品暂存间’时，系统会实时比对李哥的资质库，若无对应培训记录，连那个房间选项都不显示。

现在，那本手账还在小陈抽屉最底层，封皮裂了，边角卷起，里面夹着三支没墨的笔。但它不再被每天更新。新排班流程是这样的：外包公司上传资质变更→系统自动标黄过期项→行政在‘待校验池’里点两下，把李哥拖进周四搬运组→系统秒级检查资质、场地准入、交叉冲突（比如同天不能既在危化品区又在洁净车间）→生成带二维码的电子工牌，扫码即显今日全部合规信息，连保安大叔扫一眼就知道能不能放行。

没有大屏，没有AI预测，也没有‘智能调度引擎’这种词。它只是把原来写在纸上的隐性规则——那些靠经验、靠喊、靠事后补救的‘应该’，一条条变成表单里的必填项、下拉菜单里的禁选项、提交前跳出来的红色弹窗。它不代替人做决策，但它让每个决策之前，必须先过一遍‘规则’这道窄门。

昨天小陈在茶水间煮咖啡，手机震了一下。是蓝点推送：‘王姐的叉车证将于3天后到期，建议本周内安排复训，否则下周起将自动从所有含‘叉车操作’任务中移除’。她端着杯子笑了一下，顺手在系统里点了‘已通知’，然后把消息转发给了外包公司对接人。

纸页终于可以撕掉了。不是因为被取代，而是因为它完成了使命——把散落各处的‘人、证、地、事’拧成了一根会自己绷紧的绳。