上个月整理旧档案柜，翻出三本硬壳蓝色封皮的《用印登记簿》，纸页发黄，边角卷起，最上面那本还夹着半截干掉的中性笔。翻开第一页，是2019年3月12日：‘张XX，合同章，XX项目采购协议，用途：盖章后扫描归档’——字迹工整，但后面几行开始潦草，到2021年已变成‘李X，公章，急！’加三个感叹号。

这本子我们叫它‘行政血压计’：哪天登记超15条，说明流程卡在某个环节；连续两天没记录？大概率是有人绕过审批直接找领导盖了章；如果某页突然出现铅笔字又擦掉——八成是补登，怕审计查。”

用印管理，听起来像机关单位才有的活儿，其实中小公司更乱。我们公司不到80人，但去年光是合同章就盖了417次，公章126次，法人章39次。最离谱的一次，法务同事发现同一份劳动合同，HR盖了章、业务总监又盖了一次——因为没人知道前一次已经盖完，也没人记得去翻那本蓝皮本子。

以前靠本子，问题不是‘记不记’，而是‘谁来翻’。行政小陈每天早上第一件事是抄前一天的用印记录进Excel，再手动标红超时未归还的印章。有次她发烧请假，三天没更新，结果两枚合同章在销售部滞留了52小时，期间差点被带去外地签单——幸好被前台拦下问了一句‘你拿章干嘛？’

转机来自一个实习生。她实习期只做两件事：帮各部门建蓝点系统的简易流程，以及把旧台账往里搬。没人当回事，直到她默默把‘用印申请→审批→领用→归还→影像存档’全链路跑通。她没写代码，只是拖拽了5个字段（申请人、事由、文件名、预计归还时间、实际归还时间），加了一个‘印章状态’下拉框（空闲/领用中/维修中），再设了个自动提醒：印章借出满24小时未归还，钉钉弹窗+短信双触达给申请人和行政负责人。

最妙的是‘影像存档’环节。她教大家用手机拍盖章页，上传时系统自动识别文件名、提取日期、打上水印‘蓝点存档-20240618-14:23’。现在审计来查，不用翻本子、不用调邮箱附件，输入关键词‘2024年技术服务合同’，3秒出全部盖章记录+原始影像+审批链截图。

当然也出过岔子。有次销售总监紧急要盖章，嫌走流程慢，直接微信发截图给小陈：‘先盖，我马上补单’。小陈没同意，反手在蓝点里新建一条‘临时用印备忘’，填好时间、事由、承诺补单时限，并设置2小时后自动推送提醒。总监真补了——因为系统生成的备忘会同步到他待办，且未闭环前，他的‘年度合规完成率’仪表盘会显示黄色预警。

后来我们发现，真正改变的不是效率，而是责任颗粒度。以前说‘印章管理不到位’，最后总落到行政身上；现在系统里每一步都有操作ID、时间戳、IP地址，连‘申请人撤回申请’都留痕。法务说，上个月他们拒绝了两份条款异常的合同用印请求，理由很实在：‘审批流里没看到风控意见节点，系统不允许跳过’。

上周盘点，那三本蓝皮本子被收进铁皮柜最底层。小陈在蓝点后台导出了一份《2024上半年用印健康报告》：平均响应时长从4.2小时缩至1.7小时，超期归还率下降91%，影像归档完整率100%。她没写总结，只在备注栏敲了一行小字：‘本子不会说话，但系统会’。

（顺带一提，我们试过三款标榜‘轻量级用印管理’的SaaS，要么强制绑定OA、要么字段不能改、要么影像上传限10MB——蓝点是唯一允许我们把‘印章类型’从下拉菜单改成拍照识别+手动修正的。现在连保洁阿姨报修打印机，都习惯先打开蓝点扫一下设备二维码，而不是蹲在行政台前等小陈抬头。）