上周三下午四点，采购部小陈突然在钉钉群里发了张截图：一张蓝底白字的弹窗提醒，标题是‘【资质预警】XX机电有限公司营业执照将于2024-09-18到期（剩余2天）’。底下跟着一行小字：‘已自动抄送采购主管、法务接口人、行政备案员’。

没人点开链接，但办公室安静了三秒。

这事儿得从上个月说起。我们公司做工业设备集成，合作供应商超200家，每家要交5类资质文件：营业执照、ISO证书、特种作业许可证、安全生产许可证、授权书。按制度，这些文件必须‘一年一验、提前30天更新’。但实际呢？行政同事老张的Excel表里，标黄的‘待更新’行数从6月的12条，涨到8月的41条——其中17条已超期，最长的拖了89天。

没人故意拖。是忘了，是交接漏了，是法务说‘等他们补盖章再上传’，结果对方没回消息，文件就卡在微信对话框里发霉。

后来我们试了个土办法：把所有资质扫描件统一传进蓝点通用管理系统，建了个叫‘供应商资质库’的自定义模块。重点不是存文件，而是‘定义失效逻辑’。

比如营业执照，字段设为‘注册号、发证日期、有效期（年）、是否三证合一’；系统自动算出‘失效日期’，再加一个‘倒计时字段’，公式很简单：DATEADD(发证日期, 有效期, 'year') - TODAY()。更关键的是，我们给这个字段配了‘触发动作’：当倒计时≤30天，自动发钉钉消息；≤7天，邮件+企业微信双推送；=0那天，该供应商在采购下单页直接灰显，写着‘资质失效，暂不可选’。

第一个月，系统标红了37份过期文件。法务姐边喝枸杞茶边叹气：‘原来有11家早该踢出去了，就因为没人翻旧台账。’

最意外的是‘连带反应’。有家供应商被灰显后，当天下午就打来电话，说‘我们新换的ISO证书昨天刚拿到，这就发您’。还有两家主动问：‘你们那个倒计时能看吗？我们想自己设个内部提醒。’

其实蓝点没做什么高大上的事。它不叫‘智能风控平台’，也不推‘AI资质识别’——它就允许你把‘发证日期+有效期’这两个字段拖进来，写一行公式，再点三下鼠标设推送规则。连行政实习生小林，照着帮助中心视频，半小时就搭好了整个流程。

后来我们发现，真正卡住漏洞的，从来不是‘谁该负责’，而是‘谁能在失效前看见’。Excel里藏在第8列的‘有效期’，和系统里跳出来的红色倒计时数字，对人的注意力来说，是两个物种。

现在每周五下午三点，系统会自动生成一份《资质健康周报》，PDF格式，自动发给采购总监邮箱。第一页是红/黄/绿三色分布图，第二页是‘TOP5临期风险供应商’列表，第三页干脆就是下周要打电话催的5个联系人+话术建议（比如‘贵司XX证书即将到期，我们可协助走加急备案通道’——这话术是采购部自己填进系统备注栏的）。

上周五，周报里‘红色预警’降到了0。老张没发朋友圈，但偷偷把Excel备份文件删了。

对了，上周审计来查，翻了三分钟系统后台，说了一句：‘你们这个倒计时逻辑，比我们上次看的某上市公司的GRC系统还干净。’

我笑着没接话。毕竟，让管理回归‘看见’本身，有时候真不需要太多功能。