上周三下午四点十七分，质检部小陈蹲在仓库门口，手里捏着半张皱巴巴的A4纸，上面用红笔圈出‘PT100-23# 温度探头（冷链专用）’，旁边潦草地写着‘未见签收章，待补’。这已经是本月第5支‘消失’的样品——不是丢了，是卡在流程里：采购发了货，物流送到了，但没人正式签收；样品进了实验室，却没进台账；等要溯源时，连快递单号都查不全。

问题不在人懒，而在‘签收’这件事，被拆得太碎：

• 采购建了Excel表，列着预计到货时间；
• 仓管有纸质签收本，但只记‘XX公司到货X件’；
• 质检另有一套LIMS系统，只认‘已录入样品编号’；
• 法务还在等《样品保密承诺书》扫描件，但没人提醒他该催谁。

四套动作，零个衔接点。

转机来自一次偶然：行政部换扫码枪，旧设备里还插着一枚落灰的蓝牙扫码模块。技术小哥顺手扫了扫采购发来的电子送货单二维码，发现里面嵌着JSON字段：{"supplier":"XX测控","item_code":"PT100-23#","batch_no":"20240521A","exp_date":"2026-03-15"}。他嘀咕一句：‘这不就是签收单的骨架？’

我们没重写系统，也没开新项目会。就用蓝点通用管理系统，搭了个极简流程：

1. 采购在蓝点里新建一条‘样品发货记录’，填好供应商、型号、批次、有效期，自动生成带上述JSON数据的二维码；
2. 仓管扫码——自动弹出签收确认页（带拍照上传栏，强制拍下实物+外包装）；
3. 确认后，蓝点自动： 　• 向质检推送一条待办（含样品编号、存储要求、检测时限）； 　• 向法务推送电子版保密协议签署链接（预填好供应商名称与样品编号）； 　• 在总台账里新增一行，状态标为‘已签收-待检测’； 　• 若72小时内无质检录入动作，自动邮件提醒主管。

最妙的是‘扫码即锁’逻辑：同一张二维码，第二次扫码时，页面直接显示‘该样品已签收，重复操作无效’，并记录操作人和时间戳。上个月有次物流误送两箱同型号探头，第二箱扫码时当场拦住，避免了重复入库。

现在，小陈再也不蹲门口了。她每天早上打开蓝点看一眼‘待检样品看板’，按颜色分类——蓝色是常温样品，红色是需冷藏的，灰色是超期未检的。上周五，系统自动标红了一支PT100-23#，因为它的有效期只剩11天，而检测周期要14天。她立刻把这支调出来，加急走内部复检通道。

没人开会宣布‘流程优化成功’，但变化悄悄发生了：

• 采购说‘填发货单比以前快，因为不用反复核对批次号’；
• 仓管把扫码枪挂腰带上，笑称‘比工牌还贴身’；
• 连法务都开始主动在蓝点里建‘协议模板库’，把不同供应商的条款差异做成下拉选项。

其实没用什么高深理论。就是把‘签收’这个动作，从‘事后补记录’变成‘发生即留痕’，再让痕迹自己长出后续动作。那些曾散落在微信、Excel、纸质本、邮件里的碎片信息，现在全被一个二维码钉在同一个时空坐标上。

前两天翻旧台账，发现去年有支温度计，签收日期写着‘2023.08.11’，检测记录却是‘2023.11.04’，中间空白三个月。当时大家只当是‘忘了录’。现在才明白，不是忘了，是根本没入口可录——那个‘入口’，得先有人把它凿出来。